Glossar · 37 Begriffe
Das KI-Glossar von Make AI Easy erklärt 37 Begriffe aus KI-Automatisierung, Digitalisierung und Prozessautomatisierung in klarer Sprache. Zu jedem Begriff steht, woran Sie ihn im Alltag merken und was sich im Betrieb ändert, wenn das Thema gelöst ist.
Jeder Begriff hat eine eigene Seite mit Praxisbeispiel und passenden Leistungen. Themen: KI-Grundlagen, Prozesse & Automatisierung, Systeme & Schnittstellen, Recht & Förderung, Vertrieb & Sichtbarkeit.
KI-Grundlagen
Agentic AI (agentische KI) beschreibt KI-Systeme, die Aufgaben planen und in mehreren Schritten ausführen, statt nur auf eine einzelne Frage zu antworten. Mehrere spezialisierte KI-Agenten können dabei zusammenarbeiten, etwa einer für das Lesen, einer für das Prüfen und einer für das Anlegen im System.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
Eine API (Programmierschnittstelle) ist ein festgelegter Zugang, über den zwei Programme Daten austauschen, ohne dass ein Mensch dazwischen etwas überträgt. Über eine API kann zum Beispiel ein Workflow einen Kunden im CRM anlegen oder einen Auftrag im ERP speichern.
Bedeutung im AlltagRecht & Förderung
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt nach Art. 28 DSGVO, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeiten darf. Er ist erforderlich, sobald ein externer Anbieter Zugriff auf solche Daten erhält.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Automatisierte Auftragserfassung bedeutet, dass eingehende Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien automatisch ausgelesen, den richtigen Artikeln zugeordnet und als geprüfter Auftragsentwurf im ERP bereitgestellt werden. Der Innendienst kontrolliert und gibt frei, statt jede Position einzutippen.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Automatisierter Rechnungseingang bedeutet, dass Eingangsrechnungen automatisch erfasst, geprüft, dem richtigen Vorgang zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt werden. Nach der Freigabe folgen Zahlung und Übergabe an die Buchhaltung oder den Steuerberater ohne erneutes Erfassen.
Bedeutung im AlltagRecht & Förderung
Die BAFA-Beratungsförderung ist das Bundesprogramm „Förderung unternehmerischen Know-hows“, über das kleine und mittlere Unternehmen einen Zuschuss zu Beratungskosten erhalten können. Voraussetzung ist eine beim BAFA registrierte Beratung und ein Antrag vor Beginn der Beratung.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist die Software, in der ein Unternehmen Kontakte, Anfragen, Angebote und den Stand jedes Verkaufsgesprächs festhält. Bekannte Beispiele sind HubSpot, Salesforce und Pipedrive.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Digitalisierung bedeutet im Unternehmen, dass Informationen und Abläufe nicht mehr auf Papier oder in Einzeldateien liegen, sondern durchgängig in Systemen verarbeitet werden. Ein eingescanntes Formular ist noch keine Digitalisierung, erst der durchgehende Ablauf ohne Abtippen ist es.
Bedeutung im AlltagRecht & Förderung
DSGVO-konforme KI bedeutet, dass ein KI-System personenbezogene Daten nur auf einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO verarbeitet, die Verarbeitung dokumentiert ist und die Daten angemessen geschützt sind. Entscheidend sind Zweck, Speicherort, Zugriff und Löschfristen.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen kann, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Rechnung gilt nach der seit 2025 geltenden Regelung nicht mehr als E-Rechnung.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
EDI (Electronic Data Interchange) ist der standardisierte elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen direkt zwischen den Systemen zweier Unternehmen. Ein verbreiteter Standard ist EDIFACT.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist die zentrale Software, in der ein Unternehmen Aufträge, Artikel, Lager, Einkauf und Finanzen führt. Beispiele sind SAP, Microsoft Dynamics, proALPHA oder Odoo.
Bedeutung im AlltagRecht & Förderung
Der EU AI Act (KI-Verordnung) ist das europäische Gesetz, das den Einsatz von künstlicher Intelligenz nach Risiko regelt. Je höher das Risiko einer Anwendung für Menschen ist, desto strenger sind die Pflichten für Anbieter und für Unternehmen, die KI einsetzen.
Bedeutung im AlltagVertrieb & Sichtbarkeit
GEO (Generative Engine Optimization) bezeichnet die Optimierung von Inhalten, damit KI-Suchsysteme wie ChatGPT, Perplexity oder die KI-Übersichten von Google ein Unternehmen als Quelle nennen. Statt um Platz 1 in einer Linkliste geht es darum, in der Antwort selbst vorzukommen.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Eine Halluzination ist eine Aussage einer KI, die überzeugend klingt, aber sachlich falsch oder frei erfunden ist. Sie entsteht, weil ein Sprachmodell wahrscheinliche Formulierungen erzeugt und nicht von sich aus zwischen Wissen und Vermutung unterscheidet.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Human-in-the-Loop bedeutet, dass ein Mensch an festgelegten Stellen eines automatisierten Ablaufs prüft und freigibt. Die KI bereitet vor, die Entscheidung über Buchung, Versand oder Zusage bleibt bei einer Person.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) bezeichnet Systeme, die Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine automatisch lesen, die relevanten Angaben herausziehen und an das richtige System übergeben. Im Unterschied zur reinen Texterkennung versteht IDP, was eine Angabe bedeutet.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Ein KI-Agent ist ein Programm, das ein Ziel in mehreren Schritten selbstständig verfolgt: Es liest eine Eingabe, entscheidet, welches Werkzeug es braucht, ruft Systeme wie CRM oder ERP auf und liefert ein Ergebnis. Ein Chatbot antwortet nur, ein Agent erledigt etwas.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
KI-Automatisierung bezeichnet Abläufe, bei denen Software wiederkehrende Büroarbeit selbstständig erledigt und dabei auch unstrukturierte Eingaben wie E-Mails, PDFs oder Anrufe versteht. Im Unterschied zur klassischen Automatisierung braucht sie keine fest vorgegebenen Formulare, sondern erkennt Inhalt und Absicht.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Ein KI-Chatbot ist ein Programm, das schriftliche Fragen in natürlicher Sprache versteht und beantwortet, zum Beispiel auf der Website oder per WhatsApp. Anders als ältere Klick-Bots folgt er keinem starren Entscheidungsbaum, sondern versteht frei formulierte Anliegen.
Bedeutung im AlltagRecht & Förderung
KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung bezeichnet die Pflicht von Unternehmen, dafür zu sorgen, dass Mitarbeitende, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende Kenntnisse verfügen. Die Vorgabe gilt seit dem 2. Februar 2025.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Ein Large Language Model (LLM) ist ein KI-Modell, das mit sehr großen Textmengen trainiert wurde und dadurch Sprache verstehen und erzeugen kann. Bekannte Beispiele sind die Modelle hinter ChatGPT, Claude oder Gemini.
Bedeutung im AlltagVertrieb & Sichtbarkeit
Lead-Qualifizierung ist die Einschätzung, ob und wie gut eine Anfrage zum eigenen Angebot passt, bevor der Vertrieb Zeit in ein Gespräch investiert. Geprüft werden üblicherweise Bedarf, Zeitrahmen, Entscheidungsbefugnis und Größe des Vorhabens.
Bedeutung im AlltagVertrieb & Sichtbarkeit
Local SEO (lokale Suchmaschinenoptimierung) umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen bei Suchanfragen mit Ortsbezug und in Google Maps besser gefunden wird. Die wichtigsten Faktoren sind das Google-Unternehmensprofil, Bewertungen und einheitliche Kontaktdaten.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Ein Medienbruch entsteht, wenn eine Information innerhalb eines Ablaufs das Medium wechselt und dafür von Hand übertragen werden muss, zum Beispiel von einer PDF-Bestellung in die Warenwirtschaft. Jeder Medienbruch kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
n8n ist eine Software für Workflow-Automatisierung, mit der sich Programme wie E-Mail, CRM, ERP und KI-Dienste zu automatischen Abläufen verbinden lassen. Anders als reine Cloud-Dienste kann n8n auf eigenen Servern betrieben werden.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
OCR (Optical Character Recognition) ist die automatische Erkennung von Text in Bildern und gescannten Dokumenten. OCR macht aus einem Scan durchsuchbaren Text, versteht aber nicht, welche Zahl die Rechnungsnummer und welche der Betrag ist.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Prompt Engineering ist das gezielte Formulieren von Anweisungen an ein Sprachmodell, damit es verlässlich das gewünschte Ergebnis liefert. Dazu gehören Rolle, Aufgabe, Beispiele, Format der Ausgabe und klare Grenzen.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses von Software statt von Hand ausgeführt werden. Ziel ist, dass ein Vorgang ohne Abtippen, Kopieren und Nachfragen vom Eingang bis zum Abschluss durchläuft.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
RAG (Retrieval-Augmented Generation) ist ein Verfahren, bei dem eine KI vor der Antwort zuerst in den Dokumenten des Unternehmens nachschlägt und ihre Antwort auf diese Fundstellen stützt. So antwortet sie mit Firmenwissen statt mit allgemeinem Trainingswissen und kann die Quelle angeben.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
RPA (Robotic Process Automation) ist eine Technik, bei der ein Software-Roboter die Bedienung von Programmen nachahmt: Er klickt, kopiert und tippt wie ein Mensch an der Oberfläche. RPA wird eingesetzt, wenn ein System keine Schnittstelle bietet.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
Self-Hosting bedeutet, dass ein Unternehmen eine Software auf eigenen oder selbst angemieteten Servern betreibt, statt sie als fremden Cloud-Dienst zu nutzen. Die Daten bleiben damit in einer Umgebung, die das Unternehmen selbst kontrolliert.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Eine Unternehmens-KI (Company GPT) ist ein eigener KI-Assistent, der das Wissen eines Unternehmens kennt: Produkte, Prozesse, Verträge und Vorlagen. Er beantwortet Fragen der Mitarbeitenden mit Quellenangabe und berücksichtigt dieselben Zugriffsrechte wie im Team.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
Vendor-Lock-in bezeichnet die Abhängigkeit von einem Anbieter, bei der ein Wechsel nur mit hohem Aufwand oder gar nicht möglich ist. Sie entsteht, wenn Daten, Abläufe oder Quellcode beim Anbieter liegen und nicht mitgenommen werden können.
Bedeutung im AlltagKI-Grundlagen
Ein Voice Agent ist ein KI-Telefonassistent, der Anrufe in natürlicher Sprache entgegennimmt, das Anliegen erfasst und es strukturiert an das Team übergibt. Er ist rund um die Uhr erreichbar und führt bei Standardanliegen das Gespräch ohne Warteschleife.
Bedeutung im AlltagSysteme & Schnittstellen
Ein Webhook ist eine automatische Benachrichtigung, die ein Programm an ein anderes schickt, sobald etwas passiert, zum Beispiel wenn ein Formular abgeschickt oder eine Zahlung gebucht wurde. Der Empfänger muss nicht ständig nachfragen, er wird informiert.
Bedeutung im AlltagProzesse & Automatisierung
Workflow-Automatisierung verbindet einzelne Arbeitsschritte und Programme zu einem Ablauf, der bei einem Auslöser von selbst startet. Ein Auslöser kann eine eingehende E-Mail, ein ausgefülltes Formular oder ein neuer Eintrag im CRM sein.
Bedeutung im AlltagAllgemeine Begriffserklärungen, Stand Oktober 2026. Die Einträge zu Recht und Förderung ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und Richtlinien.
Begriffe zu kennen ist der Anfang. Entscheidend ist, was sich danach in Ihrem Betrieb ändert.
Vier Fragen, eine persönliche Einschätzung. Wenn sich der Aufwand für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.