Make AI Easy

    Individuelle Prozessautomatisierung · deutschlandweit

    Weniger Verwaltung.
    Mehr Zeit für Ihr Geschäft.

    Make AI Easy ist eine Beratung für KI-Automatisierung im Mittelstand aus dem Saarland. Wir automatisieren genau die Abläufe, die Sie heute Zeit kosten: Postfach, Rechnungen, Anrufe und Nachfassen. In Ihren bestehenden Systemen, ohne neue Software.

    Angaben der Kunden

    Unternehmen, die mit uns automatisieren, in langfristiger Partnerschaft

    • AC-Performance
    • Mosel Weinhaus Treis
    • ImmoSparGenieImmoSparGenie
    • Fliesenfachbetrieb Afrim ZekaFliesen Afrim Zeka

    Für Speditionen mit 10 bis 80 LKW · BelegFlow

    Jeder Beleg, der im Führerhaus liegt, ist eine Rechnung, die Sie nicht gestellt haben.

    BelegFlow holt den Beleg am Tag der Zustellung ins Büro, ordnet ihn dem Auftrag zu, zeigt Abweichungen sofort und stellt die Rechnung am selben Tag. Ihr TMS bleibt. Ihre Leute entscheiden. Wir bauen, betreiben und schulen.

    Der Weg eines Abliefernachweises

    1. Station 1 von 7 · Der LKW liefert aus

      Heute: Der Zettel bleibt im Führerhaus. Er kommt abends, nächste Woche oder gar nicht ins Büro.

      Mit BelegFlow: Der Fahrer fotografiert den Beleg, rund 10 Sekunden. Ab jetzt ist der Beleg im Kreislauf.

    2. Station 4 von 7 · Soll gegen Ist

      Heute: Das fällt erst bei der Rechnung oder bei der Reklamation auf. Dann sucht jemand den Zettel.

      Mit BelegFlow: Beleg und Auftrag werden sofort verglichen. Die Abweichung kommt mit Vorschlag: Teillieferung, Nachlieferung oder Schaden.

    3. Station 6 von 7 · Rechnung am selben Tag

      Heute: Rechnungen warten auf Belege. 5 bis 15 Tage Verzug (Beispielwert). Das ist das Geld-Leck.

      Mit BelegFlow: Ist der Beleg vollständig, geht die Rechnung in die Freigabe. Die Rechnung geht Tage früher raus.

    Zeitangaben sind Beispielwerte, keine Messung.

    Alle 7 Stationen ansehen

    Was ändert sich, wenn Abläufe von selbst laufen?

    Ergebnisse aus Kundenprojekten. Jede Karte nennt, woher die Angabe stammt. Ein Klick zeigt die ganze Fallstudie.

    Fallstudien ansehen

    Zahlen laut Angabe der jeweiligen Kunden bzw. der verlinkten Fallstudie. Bilder sind Symbolbilder, keine Aufnahmen bei den Kunden.

    Kennen Sie diesen Tag?

    Ein ganz normaler Arbeitstag im Mittelstand. So läuft er heute, und so läuft er, wenn wir Ihre Abläufe automatisiert haben. In Ihren bestehenden Systemen, ohne neue Software.

    1. Geschäftsführer am frühen Morgen vor einem überfüllten Postfach und Papierstapeln
      Heute
      Derselbe Geschäftsführer am Morgen mit Kaffee an einem aufgeräumten Schreibtisch
      Mit uns

      07:30 Uhr

      Das Postfach ist schon wieder voll.

      Heute

      Bestellungen, Anfragen und Rechnungen kommen per E-Mail, als PDF und am Telefon. Jemand tippt alles von Hand ab.

      Mit Make AI Easy

      Alles ist schon gelesen, sortiert und liegt als Entwurf in Ihrem System. Ihr Team prüft nur noch.

    2. Geschäftsführer sortiert am Vormittag Rechnungen und Ordner von Hand
      Heute
      Derselbe Geschäftsführer gibt am Bildschirm entspannt Rechnungen frei
      Mit uns

      10:00 Uhr

      Papierkram statt Kunden.

      Heute

      Rechnungen suchen, zuordnen, freigeben und an den Steuerberater schicken. Jede Woche aufs Neue.

      Mit Make AI Easy

      Rechnungen werden automatisch zugeordnet. Sie geben mit einem Klick frei, der Rest läuft von allein.

      Weinhaus Treis: rund eine halbe Stelle in der Buchhaltung entlastet (Angabe des Kunden).
    3. Geschäftsführer wird in der Mittagspause vom klingelnden Telefon unterbrochen
      Heute
      Derselbe Geschäftsführer in Ruhe beim Mittagessen, das Telefon bleibt still
      Mit uns

      12:30 Uhr

      Das Telefon klingelt mitten in der Pause.

      Heute

      Ständig wird unterbrochen. Und wenn keiner rangeht, ist der Kunde weg.

      Mit Make AI Easy

      Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen aufgeschrieben und Ihrem Team fertig vorbereitet.

      AC-Performance: rund 2.000 Minuten Gesprächszeit im Monat übernimmt der Telefonassistent (Angabe des Kunden).
    4. Geschäftsführer telefoniert gestresst und sucht gleichzeitig in Unterlagen
      Heute
      Derselbe Geschäftsführer im ruhigen Gespräch mit einem Kunden
      Mit uns

      15:00 Uhr

      Immer hinterherrennen.

      Heute

      Angebote nachfassen, Infos zusammensuchen, Kollegen fragen, wo was liegt.

      Mit Make AI Easy

      Das Nachfassen läuft automatisch. Ihre Unternehmens-KI weiß, wo was steht.

    5. Geschäftsführer abends allein im Büro vor dem Bildschirm
      Heute
      Derselbe Geschäftsführer verlässt am frühen Abend entspannt das Büro
      Mit uns

      18:30 Uhr

      Feierabend? Noch nicht.

      Heute

      Ablage, Excel, noch schnell ein paar Mails. Der Tag hört einfach nicht auf.

      Mit Make AI Easy

      Der Tag ist erledigt. Sie machen das Licht aus und gehen nach Hause.

    Was Sie heute schon tun, nur ohne die Verwaltung drumherum.

    Meinen Prozess-Check anfragen

    Was Sie danach haben.

    Niemand will „eine KI“. Unsere Kunden wollen, dass etwas Bestimmtes aufhört oder endlich klappt. Diese sechs Ergebnisse bestellen sie am häufigsten.

    • Kein Anruf geht mehr verloren.

      Heute
      Das Telefon klingelt, während alle im Termin sind. Wer nicht durchkommt, ruft den Nächsten an.
      Danach
      Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst und fertig vorbereitet an Ihr Team übergeben, auch abends und am Wochenende.

      AC-Performance: rund um die Uhr erreichbar, an allen Standorten, kein Anruf geht mehr verloren (laut Fallstudie).

      So funktioniert der Telefonassistent
    • Bestellungen sind im System, bevor jemand tippt.

      Heute
      Aufträge kommen als E-Mail, PDF und Excel. Der Innendienst überträgt Position für Position von Hand.
      Danach
      Die Bestellung liegt als geprüfter Entwurf in Ihrer Warenwirtschaft. Ihr Team kontrolliert die markierten Stellen und gibt frei.
      So läuft die Auftragserfassung
    • Rechnungen sind mit einem Klick erledigt.

      Heute
      Belege sammeln, prüfen, freigeben, an den Steuerberater weiterreichen. Oft abends, oft durch die Geschäftsführung.
      Danach
      Eingangsrechnungen werden automatisch zugeordnet. Sie geben frei, Zahlung und Übergabe an den Steuerberater laufen von selbst.

      Mosel Weinhaus Treis: Freigabe, Zahlung und Übergabe an den Steuerberater mit einem Klick (laut Fallstudie).

      Zur Fallstudie
    • Keine Anfrage bleibt ohne Antwort.

      Heute
      Anfragen liegen im Postfach, Nachfassen wird vergessen, und niemand weiß genau, was gerade offen ist.
      Danach
      Jede Anfrage steht sortiert im CRM, bekommt sofort eine Rückmeldung und wird nach Plan nachgefasst. Ihr Vertrieb führt Gespräche statt Listen.
      Zur Fallstudie
    • Wissen hängt nicht mehr an einer Person.

      Heute
      Dieselben Fragen landen immer bei denselben zwei Kolleginnen. Fällt eine aus, steht der Vorgang.
      Danach
      Ihr Team fragt einen eigenen KI-Assistenten, der Ihre Unterlagen kennt und die Quelle nennt. Einarbeitung geht schneller, Erfahrung bleibt im Haus.
      So arbeitet die Unternehmens-KI
    • Kunden finden Sie, bei Google und in KI-Antworten.

      Heute
      Die Arbeit ist gut, aber online sieht man es nicht: wenige Bewertungen, veraltete Website, kein Eintrag in KI-Antworten.
      Danach
      Eine Website, die gefunden wird, und ein Ablauf, der nach jedem Auftrag von selbst um eine Bewertung bittet.
      Zur Fallstudie

    Vier Prozesse, die wir am häufigsten übernehmen.

    Kontakt aufnehmen

    KI-Auftragserfassung

    mehr erfahren

    Bestellungen aus E-Mail, PDF und Excel landen als geprüfter Auftragsentwurf in Ihrem ERP. Ihr Team bestätigt nur noch.

    Voice Agents

    mehr erfahren

    Jeder Anruf wird angenommen, ausgewertet und vorbereitet, rund um die Uhr. Ihr Team legt nur noch den Termin fest.

    Rechnungen & Belege

    mehr erfahren

    Eingangsrechnungen werden automatisch zugeordnet. Freigabe, Zahlung und Übergabe an den Steuerberater mit einem Klick.

    Vertrieb & CRM

    mehr erfahren

    Anfragen landen strukturiert im CRM, Nachfassen läuft automatisch. Ihr Vertrieb konzentriert sich auf die Gespräche.

    Schematische Beispielansichten, keine echten Kundendaten.

    Company GPT

    Ihre eigene Unternehmens-KI. Ein Kollege, der alles weiß.

    Ein KI-Assistent, der Ihr Unternehmen kennt und Ihrem Team rund um die Uhr zur Seite steht. KI, die Ihr Team stärker macht, statt es zu ersetzen: mehr Zeit für Kunden, mehr Prozesse, mehr Wachstum.

    • Kennt Ihr Unternehmen

      Produkte, Preise, Prozesse, Verträge und Vorlagen, nicht das allgemeine Internet.

    • Zeigt seine Quelle

      Jede Antwort verweist auf das Dokument, aus dem sie stammt. Nachprüfbar statt geraten.

    • Bleibt bei Ihnen

      Betrieb auf Servern in Deutschland bzw. der EU, mit Rechten wie in Ihrem Team.

    Mehr zur Unternehmens-KI

    Beispielansicht mit fiktiven Daten.

    • Beispiel Innendienst: Frage „Welche Zahlungsbedingungen gelten für unseren Kunden Berger Haustechnik?“ Antwort: „30 Tage netto, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Gilt seit dem neuen Rahmenvertrag.“ Quelle: Rahmenvertrag Berger, Abschnitt 4.
    • Beispiel Vertrieb: Frage „Fass mir die letzten Gespräche mit der Firma Lindner vor dem Termin morgen zusammen.“ Antwort: „Drei Kontakte seit Juni. Offener Punkt: Lieferzeit für Großaufträge. Ansprechpartner wünscht ein Angebot bis Monatsende.“ Quelle: CRM-Notizen, 3 Einträge.
    • Beispiel Buchhaltung: Frage „Welche Eingangsrechnungen warten noch auf Freigabe?“ Antwort: „Drei Rechnungen, alle bereits zugeordnet. Eine weicht vom Bestellwert ab und ist zur Prüfung markiert.“ Quelle: Rechnungseingang, heute.

    Transparent gebaut, von der ersten Mail bis ins ERP

    Vier klar getrennte Schichten statt Blackbox. Jeder Schritt wird protokolliert, Ihr Team gibt frei, und Code und Dokumentation gehören am Ende Ihnen.

    01 · Eingang

    Ihre Kanäle

    • E-Mail & PDF
    • Telefon
    • Website-Chat
    • Formulare & Excel

    02 · Verstehen

    KI-Schicht

    • Sprachmodell
    • Ihr Firmenwissen
    • Ihre Regeln & Prüflogik

    03 · Ausführen

    Automatisierung

    • n8n-Workflows
    • self-hosted in DE/EU
    • Protokoll jedes Schritts

    04 · Ergebnis

    Ihre Systeme

    • ERP & Warenwirtschaft
    • CRM, z. B. HubSpot
    • Buchhaltung & Steuerberater
    Mensch gibt frei: Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste, nichts wird ohne Ihre Regeln gebucht.Code und Dokumentation gehören Ihnen

    Warum Unternehmen mit uns automatisieren

    Wir kennen die Systeme, an die wir andocken, aus dem laufenden Betrieb und nicht aus der Schulung.

    Kontakt aufnehmen

    Persönlich begleitet

    Von der Analyse bis zum Go-live sprechen Sie mit Besnik Zeka: Wirtschaftsinformatiker mit SAP- und EDI-Erfahrung aus dem Inhouse-Betrieb und zertifizierter KI-Weiterbildung am DFKI Saarbrücken.

    Über uns
    Besnik Zeka, Gründer von Make AI Easy, an seinem Arbeitsplatz

    Kein Vendor-Lock-in

    Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen. Sie können das System jederzeit selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterbetreiben.

    DSGVO-konform

    Self-hosted auf Servern in Deutschland bzw. der EU, auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung.

    Förderfähig

    Wir sind beim BAFA für das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ gelistet. Die Konditionen prüfen wir individuell.

    Ihr Team entscheidet

    Das System bucht nie eigenständig. Es bereitet Entwürfe vor, unsichere Fälle landen in einer Prüfliste.

    Ergebnisse, die unsere Kunden messen

    Keine Versprechen, sondern Werte aus laufenden Projekten. Jede Zahl mit Quelle.

    erreichbar, kein verpasster Anruf mehr
    24/7erreichbar, kein verpasster Anruf mehrAC-Performance
    Standorte an einem Voice Agent, der vierte folgt am 01.11.2026
    3Standorte an einem Voice Agent, der vierte folgt am 01.11.2026AC-Performance
    vom Rechnungseingang bis zum Steuerberater
    1 Klickvom Rechnungseingang bis zum SteuerberaterWeinhaus Treis
    Referenzkunden in laufender Partnerschaft
    4 / 4Referenzkunden in laufender PartnerschaftStand Oktober 2026
    Wochen bis zur ersten spürbaren Entlastung
    2–4Wochen bis zur ersten spürbaren EntlastungErfahrungswert
    Wochen pro Prozess bis zum Go-live
    4–6Wochen pro Prozess bis zum Go-liveErfahrungswert
    Code und Dokumentation gehören Ihnen
    100 %Code und Dokumentation gehören IhnenKein Vendor-Lock-in
    Server für Ihre Daten, DSGVO-konform
    DE / EUServer für Ihre Daten, DSGVO-konformSelf-hosted bei Hetzner oder IONOS
    „Wir digitalisieren nicht einfach. Wir machen sichtbar, wo in Ihrem Betrieb Zeit verloren geht, und bauen daraus Prozesse, die schneller und stabiler laufen.“
    Porträt von Besnik Zeka, Gründer von Make AI EasyBesnik ZekaGründer von Make AI Easy

    So kommen wir zum Ergebnis

    Erst verstehen, dann bauen. Unklare Abläufe zu automatisieren, macht sie nur schneller unklar.

    1. Kostenloser Prozess-Check

      Rund 30 Minuten, telefonisch oder vor Ort. Sie schildern, was täglich hereinkommt, wir benennen den größten Hebel.

    2. Prozess sichtbar machen

      Wir nehmen den Ablauf auf, wie er wirklich läuft, und markieren, wo Zeit verloren geht und was ein System übernehmen kann.

    3. Bauen und anbinden

      Wir docken an Ihre bestehenden Systeme an, ohne Migration und ohne Systemwechsel. Sie sehen regelmäßig Zwischenstände.

    4. Go-live und verbessern

      Vier bis sechs Wochen pro Prozess, manchmal schneller. Die Entlastung ist oft schon nach zwei bis vier Wochen spürbar.

    Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus bisherigen Projekten.

    So arbeiten wir

    Persönlich, vor Ort und nah an Ihrem Alltag. Sie haben vom ersten Gespräch bis zum Go-live einen festen Ansprechpartner.

    • Besnik Zeka baut im Büro einen Automatisierungs-Workflow am großen Monitor
      Wir bauen Ihre WorkflowsSauber dokumentiert, in Ihren Systemen.
    • Besnik Zeka beim Kunden vor Ort am Arbeitsplatz einer Innendienst-Mitarbeiterin
      Vor Ort bei IhnenWir schauen, wie es wirklich läuft.
    • Besnik Zeka zeichnet im Prozess-Workshop einen Ablauf an das Whiteboard
      Prozess-WorkshopErst sichtbar machen, dann automatisieren.
    • Besnik Zeka im Videocall mit einem Kunden
      Kurze WegeAbstimmung per Video, wann es Ihnen passt.
    • Besnik Zeka und ein Geschäftsführer geben sich nach dem Go-live die Hand
      Go-live und ÜbergabeMit Dokumentation, damit alles Ihnen gehört.

    Szenen aus unserem Arbeitsalltag, mit KI nachgestellt.

    In diesen Branchen laufen unsere Systeme

    Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob täglich Anfragen, Anrufe oder Belege von Hand bearbeitet werden.

    Symbolbilder

    Finden wir Ihren ersten Hebel.

    Vier Fragen, eine persönliche Einschätzung. Wenn sich der Aufwand für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.

    • Der Umfang richtet sich nach Prozess, Schnittstellen, Sicherheitsanforderungen und Betriebsmodell. Deshalb nennen wir online bewusst keine Hausnummer, die im Projekt nicht hält. Nach dem kostenlosen Prozess-Check erhalten Sie einen klaren Rahmen — ein Fixpreis ist möglich.

    • Einfache Workflows gehen oft in ein bis zwei Wochen live. Pro Prozess liegt der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten bei vier bis sechs Wochen bis zum Go-live, manche gingen schneller. Den verbindlichen Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.

    • Nein. Wir docken an das an, was Sie bereits nutzen — ERP, Warenwirtschaft, Mailserver oder DMS. Es gibt keine Migration und keinen Systemwechsel, deshalb bleibt der Aufwand für Ihre IT-Abteilung gering.

    • Ja, wenn sie richtig aufgesetzt wird. Wir betreiben die Systeme self-hosted im Docker-Container auf deutschen beziehungsweise europäischen Servern (Hetzner/IONOS), auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Kunden- und Artikeldaten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet, und die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO klären wir gemeinsam.

    • Dann passiert zunächst nichts — und genau das ist der Punkt. Das System bucht nie eigenständig, sondern bereitet Entwürfe vor. Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste, ein Mensch aus Ihrem Team entscheidet per Klick, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar protokolliert.

    • Nein. Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, es gibt keinen Vendor-Lock-in. Sie könnten das System jederzeit selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterbetreiben.

    • Ja. Entscheidend ist nicht Ihre Branche, sondern ob täglich Anfragen, Bestellungen oder Belege unstrukturiert eingehen und von Hand übertragen werden. Das trifft auf technischen Großhandel, Vertriebsinnendienst, Hersteller, Zulieferer und Dienstleister mit hohem Dokumentenaufkommen gleichermaßen zu.

    • Wir sind Wirtschaftsinformatiker mit SAP- und EDI-Erfahrung aus dem Inhouse-Betrieb — wir kennen die Systeme, an die wir andocken, aus dem laufenden Betrieb und nicht aus der Schulung. Dazu kommt eine zertifizierte KI-Weiterbildung am DFKI in Saarbrücken, absolviert gemeinsam mit Teilnehmern internationaler Konzerne an deren realen Anwendungsfällen. Make AI Easy ist beim BAFA als Berater gelistet und Mitglied der IHK Saarland. Nachweise legen wir im Gespräch vor.

    • Grundsätzlich ja. Wir sind beim BAFA für das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ gelistet, was die Voraussetzung für eine Bezuschussung ist. Ob und in welcher Höhe eine Förderung in Ihrem Fall greift, hängt von Ihrem Unternehmen und den jeweils aktuellen Richtlinien ab — Förderprogramme ändern sich laufend, deshalb prüfen wir das individuell statt pauschal zuzusagen. Details zum Ablauf und zur Frist stehen auf unserer Seite zur geförderten KI-Beratung.

    • Nein. Automatisierung übernimmt Wiederholung: Copy-Paste, Standard-Antworten, Datentransfer. Ihr Team behält Entscheidungen, Kundenbeziehungen und alles, was Urteilsvermögen braucht — der Effekt ist mehr Kapazität für wertvolle Arbeit.

    • Rund 30 Minuten, telefonisch oder vor Ort. Sie schildern, was täglich hereinkommt und wer es bearbeitet, wir benennen den größten Hebel und wie ein Weg dahin aussehen würde. Wenn sich der Aufwand für Sie nicht lohnt, sagen wir Ihnen das genauso deutlich.

    KI-Automatisierung, die im Betrieb ankommt, nicht nur in der Präsentation.