Jeder Vorgang wird nur einmal erfasst.
- Heute
- Dieselben Daten stehen in E-Mail, Excel, Warenwirtschaft und Buchhaltung, jedes Mal von Hand eingetragen.
- Danach
- Einmal erfasst, überall aktuell. Übertragungsfehler und Rückfragen entfallen.
Digitalisierung · deutschlandweit
Digitalisierung im Mittelstand
Digitalisierung im Mittelstand bedeutet, dass ein Vorgang einmal erfasst wird und danach ohne Abtippen durch alle Systeme läuft. Make AI Easy verknüpft dafür die Systeme, die Sie bereits haben, und automatisiert die Lücken dazwischen. Deutschlandweit, betrieben auf Servern in Deutschland oder der EU.
Woran Sie gute Digitalisierung erkennen
Nicht an neuen Programmen, sondern daran, dass der Alltag ruhiger wird. Diese sechs Ergebnisse nennen Geschäftsführer, wenn wir fragen, was sich ändern soll.
Urlaub und Krankheit bringen nichts mehr zum Stehen.
- Heute
- Bestimmte Abläufe beherrscht nur eine Person. Fehlt sie, bleibt die Arbeit liegen.
- Danach
- Der Ablauf ist beschrieben und läuft im System. Vertretung bedeutet Freigeben, nicht Einarbeiten.
Sie wachsen, ohne dass die Verwaltung mitwächst.
- Heute
- Mehr Aufträge bedeuten mehr Abtippen. Neue Leute für die Verwaltung sind schwer zu finden.
- Danach
- Zusätzliche Aufträge laufen durch denselben Ablauf. Ihr Team kümmert sich um Kunden, nicht um Datenpflege.
Sie sehen den Stand, ohne jemanden zu fragen.
- Heute
- Wie viele Anfragen sind offen, welche Rechnung hängt wo? Die Antwort kostet drei Rückfragen.
- Danach
- Ein Blick genügt: offene Vorgänge, fällige Freigaben, nächste Schritte.
Die E-Rechnung ist erledigt, nicht nur vertagt.
- Heute
- Rechnungen kommen als Papier, PDF und Datensatz. Jede Variante braucht einen eigenen Handgriff.
- Danach
- Ein Rechnungseingang für alle Formate, mit Prüfung, Freigabe per Klick und Übergabe an den Steuerberater.
Mosel Weinhaus Treis: mindestens 10 Stunden pro Woche zurück für die Geschäftsführung (Angabe des Kunden).
Zur FallstudieKunden erreichen Sie immer, ohne dass jemand Überstunden macht.
- Heute
- Außerhalb der Bürozeit landen Anrufe und Anfragen im Nichts oder beim Wettbewerb.
- Danach
- Anliegen werden rund um die Uhr aufgenommen und stehen morgens sortiert bereit.
AC-Performance: rund 20 Stunden pro Woche weniger Arbeit an der Anmeldung (Angabe des Kunden).
Telefonassistent ansehen
Ehrlich gesagt
Woran Digitalisierung im Mittelstand meistens hängt.
Fast nie an fehlenden Programmen. Diese vier Punkte sehen wir in nahezu jedem Erstgespräch, und sie lassen sich alle lösen.
Noch ein Programm statt weniger Arbeit
Jedes neue Programm bringt eine weitere Stelle, an der Daten gepflegt werden. Ihre Systeme bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben.
Die Abläufe stehen nirgends
Wie ein Vorgang wirklich läuft, wissen oft nur die, die ihn täglich machen. Deshalb machen wir den Prozess erst sichtbar und automatisieren danach.
Angst vor dem Kontrollverlust
Berechtigt, wenn ein System selbstständig bucht. Bei uns bereitet das System Entwürfe vor, ein Mensch gibt frei, und jeder Schritt ist protokolliert.
Abhängigkeit von einem Anbieter
Gemietete Komplettpakete sind schnell eingerichtet und schwer wieder zu verlassen. Bei uns gehören Quellcode und Dokumentation Ihnen.
In vier Schritten zum Ergebnis
Pro Prozess liegt der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten bei vier bis sechs Wochen bis zum Go-live.
- 1
Prozess-Check
Rund 30 Minuten, kostenlos. Sie schildern, was täglich hereinkommt und wer es bearbeitet. Wir benennen den größten Hebel.
- 2
Sichtbar machen
Wir nehmen den Ablauf so auf, wie er wirklich läuft, und legen gemeinsam fest, was automatisiert wird und wo ein Mensch entscheidet.
- 3
Umsetzen
Wir bauen das System in Ihre bestehende Umgebung und testen es mit echten Vorgängen aus Ihrem Betrieb.
- 4
Go-live und Betreuung
Ihr Team wird eingewiesen, das System läuft im Alltag. Wir bleiben Ansprechpartner und bauen bei Bedarf den nächsten Prozess.
Worauf Sie sich verlassen können
Ein gutes Ergebnis ist eines, das auch in zwei Jahren noch läuft und das Sie jederzeit selbst in der Hand haben.
- Ihre Systeme bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben.
- Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU.
- Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert.
- Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, kein Vendor-Lock-in.
- Ein Fixpreis ist möglich, der Rahmen steht vor Projektstart fest.
- SAP- und EDI-Erfahrung aus dem Inhouse-Betrieb.
Digitalisierung im Mittelstand: häufige Fragen
Was bedeutet Digitalisierung im Mittelstand konkret?
Digitalisierung im Mittelstand heißt, dass Informationen nicht mehr von Hand zwischen E-Mail, Papier und Programmen übertragen werden, sondern durchgängig in den Systemen laufen. Ein eingescanntes Formular ist noch keine Digitalisierung. Entscheidend ist der Ablauf ohne Abtippen vom Eingang bis zum Abschluss.
Womit fängt man bei der Digitalisierung am besten an?
Mit dem einen Ablauf, der am meisten Zeit kostet und am häufigsten vorkommt. Typisch sind Auftragserfassung, Rechnungseingang, Telefonannahme oder das Nachfassen von Anfragen. Ein klar abgegrenzter erster Prozess zeigt schnell Wirkung und schafft Akzeptanz im Team.
Müssen wir dafür unsere Systeme wechseln?
Nein, in der Regel nicht. Ihre Systeme bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben, zum Beispiel ERP, Warenwirtschaft, CRM, Mailserver oder DMS. Deshalb bleibt der Aufwand für Ihre IT gering.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und KI-Automatisierung?
Digitalisierung bringt Informationen in Systeme, KI-Automatisierung sorgt dafür, dass auch formlose Eingaben wie E-Mails, PDFs und Anrufe ohne Handarbeit dort ankommen. KI schließt damit die Lücke, an der klassische Digitalisierung stehen bleibt: Alles, was nicht in ein Formular passt.
Wie lange dauert ein Digitalisierungsprojekt?
Pro Prozess liegt der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten bei vier bis sechs Wochen bis zum Go-live, manche gingen schneller. Wir digitalisieren Schritt für Schritt statt in einem Großprojekt. Den verbindlichen Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
Ist das DSGVO-konform?
Ja, wenn es richtig aufgesetzt wird. Wir betreiben die Systeme self-hosted auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU, auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Daten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet, die Rechtsgrundlage klären wir gemeinsam.
Gibt es Förderung für Digitalisierungsberatung?
Grundsätzlich ja. Make AI Easy ist beim BAFA für das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ gelistet, eine Beratung kann dadurch förderfähig sein. Der Antrag muss vor Beratungsbeginn gestellt werden, über die Bewilligung entscheidet allein das BAFA. Förderprogramme ändern sich, deshalb prüfen wir die Konditionen individuell.
Passende Themen
Finden wir Ihren ersten Hebel.
Vier Fragen, eine persönliche Einschätzung. Wenn sich der Aufwand für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.