BelegFlow · für Speditionen mit 10 bis 80 LKW
Abliefernachweis automatisieren heißt: Der quittierte Beleg kommt am Tag der Zustellung ins Büro. Er wird gelesen statt abgetippt und mit dem Auftrag abgeglichen. Die Rechnung geht am selben Tag raus. BelegFlow ist der Beleg-Kreislauf für Speditionen mit 10 bis 80 LKW: vom Hof bis zum Steuerberater, ohne Abtippen. Ihr TMS bleibt.
Lieber gleich sprechen?+49 176 34879606
Weil der Abliefernachweis noch im Führerhaus liegt. Ein Beispiel aus dem Alltag: Dienstag, 16:40 Uhr. Der Fahrer ist zurück, die Tour ist gefahren. Der quittierte Beleg steckt im Fach an der Tür, mit einem Vermerk des Empfängers: „2 Paletten fehlen“.
Die Buchhaltung kann nicht abrechnen, denn ohne Nachweis zahlt der Kunde nicht. Am Freitag gibt der Fahrer den Stapel ab. Jemand tippt ab, sucht Auftragsnummern und telefoniert wegen des Vermerks hinterher. Die Rechnung geht nächste Woche raus. Die fehlenden Paletten fallen erst auf, als der Kunde reklamiert.
Jeder Beleg, der im Führerhaus liegt, ist eine Rechnung, die Sie nicht gestellt haben.
BelegFlow holt den Beleg am Tag der Zustellung ins Büro, ordnet ihn dem Auftrag zu, zeigt Abweichungen sofort und stellt die Rechnung am selben Tag. Ihr TMS bleibt. Ihre Leute entscheiden. Wir bauen, betreiben und schulen.
In sieben Stationen: fotografieren, ankommen, lesen, abgleichen, entscheiden, abrechnen, ablegen. Klicken Sie sich durch und sehen Sie, wo heute Zeit und Geld verloren gehen und was BelegFlow an jeder Stelle übernimmt.
Station 1 von 7
Der Fahrer übergibt die Ware. Der Empfänger quittiert den Abliefernachweis, oft mit Vermerk: Menge anders, Palette beschädigt, Unterschrift unleserlich.
Heute
Der Zettel bleibt im Führerhaus. Er kommt abends, nächste Woche oder gar nicht ins Büro.
Tage
Mit BelegFlow
Der Fahrer fotografiert den Beleg, rund 10 Sekunden. Ab jetzt ist der Beleg im Kreislauf.
Sekunden
Station 2 von 7
Belege erreichen das Büro auf vier Wegen: Foto vom Fahrer, Scanner, E-Mail vom Kunden, Portal des Auftraggebers.
Heute
Vier Eingänge, vier Ablagen. Jemand sortiert von Hand. Belege gehen verloren oder liegen doppelt.
Sortieren von Hand
Mit BelegFlow
Alle Wege landen in einem Posteingang. Jeder Beleg bekommt Zeitstempel, Quelle und Status.
Ein Posteingang
Station 3 von 7
Auftragsnummer, Empfänger, Datum, Mengen, Vermerke und Unterschrift werden aus dem Beleg gelesen. Auch aus schiefen Fotos und Durchschlägen.
Heute
Die Sachbearbeitung tippt die Felder ins TMS. 3 bis 5 Minuten pro Beleg, Tippfehler inklusive.
3–5 Min. pro Beleg
Mit BelegFlow
Die Felder werden erkannt. Was unsicher ist, wird markiert, nicht geraten.
Nur Unsicheres prüfen
Station 4 von 7
Jetzt der Alltag: Der Beleg passt nicht zum Auftrag. Zwei Paletten fehlen, der Empfänger heißt anders als im TMS, der Vermerk ist handschriftlich.
Heute
Das fällt erst bei der Rechnung oder bei der Reklamation auf. Dann sucht jemand den Zettel.
Fällt Wochen später auf
Mit BelegFlow
Beleg und Auftrag werden sofort verglichen. Die Abweichung kommt mit Vorschlag: Teillieferung, Nachlieferung oder Schaden.
Sofort sichtbar
Station 5 von 7
Alle klaren Fälle sind zugeordnet. Die Abweichungen liegen in einer Prüfliste, Beleg, Auftrag und Vorschlag nebeneinander.
Heute
Rückfragen per Telefon an den Fahrer, E-Mails an den Kunden, Zettel auf dem Schreibtisch.
Hinterhertelefonieren
Mit BelegFlow
Die Disposition entscheidet pro Fall mit einem Klick. Die Entscheidung wird protokolliert und ins TMS zurückgeschrieben.
Ein Klick pro Fall
Station 6 von 7
Mit zugeordnetem Beleg kann die Rechnung raus, als E-Rechnung mit Beleg. Frachtrechnungen von Subunternehmern werden gegen dieselben Belege geprüft.
Heute
Rechnungen warten auf Belege. 5 bis 15 Tage Verzug (Beispielwert). Das ist das Geld-Leck.
5–15 Tage Verzug
Mit BelegFlow
Ist der Beleg vollständig, geht die Rechnung in die Freigabe. Die Rechnung geht Tage früher raus.
Am selben Tag
Station 7 von 7
Beleg, Rechnung und jede Entscheidung liegen zusammen am Auftrag. Der Steuerberater bekommt den gewohnten Export.
Heute
Ordner, Scans, Mails. Bei einer Reklamation nach acht Monaten sucht jemand einen Nachmittag.
Nachmittage
Mit BelegFlow
Suche nach Auftragsnummer, Kunde oder Datum. Jeder Beleg mit Herkunft, Bearbeiter und Zeitpunkt.
Sekunden
Zeitangaben sind Beispielwerte, keine Messung und nicht Ihre Zahlen. In der Prozess-Analyse ersetzen wir sie durch Ihre.
Dann entscheidet ein Mensch, mit einem Vorschlag statt mit einer Suche. Diese acht Fälle kommen in jeder Spedition vor. So geht BelegFlow mit ihnen um:
Vorschlag Teillieferung oder Nachlieferung. Die Disposition entscheidet, die Rechnung folgt der Entscheidung.
Der Beleg wird trotzdem dem Auftrag zugeordnet und mit Hinweis vorgelegt, statt still falsch abgelegt.
Der Fall landet als möglicher Schaden in der Prüfliste, mit dem Hinweis, dass das Foto fehlt. Die Disposition fordert es gezielt nach.
Markiert, nicht geraten. Die Rechnung wartet nur für diesen Auftrag, nicht für die ganze Tour.
Der Beleg wird beiden Aufträgen zugeordnet. Mengen werden je Auftrag geprüft.
Der zweite Eingang wird erkannt und dem ersten zugeordnet. Gezählt und abgerechnet wird einmal.
Wird ebenfalls gelesen. Unsichere Felder kommen wie immer in die Prüfliste.
Der Beleg wird nachträglich zugeordnet. Weicht er ab, sehen Sie es sofort und können Gutschrift oder Nachberechnung prüfen.
Mit den Beispielwerten unten 62.617 € pro Jahr, ohne verlorene oder unbelegte Lieferungen. Die Rechnung hat drei Teile: die Zeit für das Abtippen, das Geld, das durch späte Rechnungen gebunden ist, und die Nachbearbeitung von Abweichungen. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis erscheint sofort.
Beispielrechnung
Beispielrechnung mit angenommenen Werten (220 Arbeitstage, 35 € Stundensatz inkl. Nebenkosten), keine Messung und kein Kundenergebnis.
Beispiel mit Startwerten
Das kostet Sie die Handarbeit pro Jahr
62.617 €
Schätzung auf Basis Ihrer Angaben, keine Einsparzusage. Verlorene oder unbelegte Lieferungen sind nicht enthalten. Wie viel sich automatisieren lässt, klären wir in der Prozess-Analyse.
Kostenlose Prozess-Analyse (30 Min.)Ruhiger. Die Routine läuft von selbst, Ihre Leute sehen nur noch die Fälle, die eine Entscheidung brauchen. Ein Beispieltag, keine Kundendaten:
07:40 · Fahrer
Zustellung an der ersten Abladestelle. Der Empfänger quittiert mit Vermerk „1 Palette beschädigt“. Der Fahrer fotografiert den Abliefernachweis und fährt weiter.
07:41 · Innendienst
Der Beleg liegt im Posteingang, ist gelesen und dem Auftrag zugeordnet. Der Vermerk ist markiert.
09:30 · Disposition
In der Prüfliste stehen drei Fälle: der Schaden, eine Teillieferung und ein Beleg ohne Unterschrift. Drei Klicks. Jede Entscheidung ist protokolliert und steht im TMS.
14:00 · Buchhaltung
Für alle vollständigen Aufträge gehen die Rechnungen als E-Rechnung mit Beleg raus, aus BelegFlow oder aus Ihrem Rechnungsprogramm. Eine Frachtrechnung eines Subunternehmers enthält Standgeld, das kein Beleg stützt. Sie wartet auf Freigabe.
17:00 · Geschäftsführung
Ein Blick auf die Übersicht: offene Belege, Rechnungsverzug, Abweichungen der Woche.
Monatsende · Steuerberater
Er bekommt den gewohnten Export. Belege, Rechnungen und Entscheidungen liegen zusammen.
Aus vier Bausteinen, in der Reihenfolge, in der Ihr Geld fließt. Wir beginnen dort, wo bei Ihnen das meiste Geld liegen bleibt.
Abliefernachweise, Lieferscheine und Frachtpapiere aus Foto, Scan, Mail und Portal landen in einem Posteingang. Doppelte Eingänge werden erkannt.
Soll aus dem TMS gegen Ist auf dem Beleg. Abweichungen kommen mit Vorschlag in die Prüfliste, Ihre Disposition entscheidet mit einem Klick.
Die Ausgangsrechnung geht am Tag der Zustellung raus, als E-Rechnung mit Beleg, aus BelegFlow oder aus Ihrem Rechnungsprogramm. Frachtrechnungen von Subunternehmern werden gegen dieselben Belege geprüft, bevor Sie zahlen.
Beleg, Rechnung und jede Entscheidung liegen zusammen am Auftrag, durchsuchbar nach Auftragsnummer, Kunde oder Datum. Ihr Steuerberater bekommt den gewohnten Export.
Schrittweise und mit Parallelbetrieb: Ihr bisheriger Weg läuft mindestens zwei Wochen weiter, bis der neue sitzt. So planen wir die Einführung, den genauen Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
Woche 0
Kostenlose Prozess-Analyse (30 Minuten), danach ein halber Tag bei Ihnen vor Ort (Konditionen besprechen wir im Erstgespräch). Ergebnis: Ihr Geld-Leck in Euro, die Liste Ihrer Ausnahmefälle und ein Angebot mit Fixpreis.
Woche 1
Zugänge, Postfächer, Export aus dem TMS und 200 echte Belege als Prüfmaterial.
Woche 2
Lesen und Abgleich auf Ihren echten Belegen. Die Regeln legen wir mit Ihrer Disposition fest, die Trefferquote wird gemessen.
Woche 3
Die Prüfliste läuft im Parallelbetrieb. Ihr Team sieht die Vorschläge und meldet Fehler, der bisherige Weg läuft weiter.
Woche 4
Rechnung und Archiv werden angebunden, der Export an den Steuerberater getestet. Die ersten echten Rechnungen gehen mit Beleg raus.
Woche 5
Einweisung der Fahrer, rund 10 Minuten und eine Seite für das Führerhaus. Für eine Niederlassung oder Tourgruppe wird der alte Weg abgeschaltet.
Woche 6
Vollbetrieb und Abnahme mit Kennzahlen vorher und nachher. Danach betreiben und warten wir BelegFlow für Sie.
Erfahrungswert aus bisherigen Projekten: vier bis sechs Wochen pro Prozess bis zum Go-live.
Fast alles. Ihr TMS, Ihr Postfach, Ihr Scanner und Ihr Steuerberater bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben.
BelegFlow hängt sich an, es ersetzt nichts. Die Auftragsdaten kommen aus dem TMS, Entscheidungen gehen zurück. Hat Ihr TMS keine Schnittstelle, reicht ein Datei-Export.
Er bekommt denselben Export wie heute, nur schneller und vollständig. Wie Belege abgelegt und exportiert werden, stimmen wir vorab mit ihm ab.
Jede Abweichung wird vorgeschlagen, nicht gebucht. Ihre Leute entscheiden, die Routine verschwindet. Gefahrgut, Zoll und Schadensfälle bleiben immer beim Menschen.
Ein Foto mit dem Handy reicht. Eine Fahrer-App oder Telematik, die Sie schon nutzen, binden wir an.
Jede Rolle bekommt eine kurze Einweisung: Fahrer 10 Minuten, Disposition zwei Termine und zwei Wochen Begleitung, Buchhaltung eineinhalb Stunden. Sie haben einen festen Ansprechpartner.
An acht Stellen, vom Hof bis zur Geschäftsführung. Klicken Sie einen Punkt an und schalten Sie auf „Verknüpft“: Sie sehen, was sich ändert, was bleibt und ob der Punkt Teil von BelegFlow ist.
Bleibt, wie es ist:
Hof / Rampe → Buchhaltung
Ohne quittierten Nachweis stellt die Buchhaltung keine Rechnung. Der Zettel kommt abends, nächste Woche oder gar nicht. Bei Streit um Menge oder Schaden fehlt genau dieser Beleg.
Heute
Die Rechnung wartet Tage auf den Beleg. Bei einer Reklamation sucht jemand einen Nachmittag.
Verknüpft
Der Fahrer fotografiert bei der Zustellung. Der Beleg ist sofort dem Auftrag zugeordnet, Abweichungen sind markiert, die Rechnung kann raus.
5–15 TageRechnungsverzug durch fehlende Belege (Beispielwert)
Bleibt, wie es ist: TMS, Fahrer-Handy, Export an den Steuerberater
Teil von BelegFlowAbliefernachweis digital
Disposition
Jeder Auftrag wird aus Mail, PDF oder Portal von Hand ins TMS übertragen. Der Aufwand wächst mit jedem neuen Kunden.
Heute
Abtippen, nachfragen, korrigieren. Fehler fallen erst auf der Tour oder auf der Rechnung auf.
Verknüpft
Der Auftrag wird aus Mail oder Portal gelesen und als Entwurf ins TMS gestellt. Die Disposition bestätigt, statt zu tippen.
3–5 Min.pro Auftrag Erfassung von Hand (Beispielwert)
Bleibt, wie es ist: TMS, Postfach, Kundenportale
Eigenes Thema, nicht Teil von BelegFlowAuftragserfassung mit KI
Buchhaltung
Standgeld, Zuschläge, doppelte Positionen, Preise, die nicht zur Vereinbarung passen. Prüfen dauert, also wird oft gezahlt.
Heute
Stichproben oder gar keine Prüfung. Nachberechnungen gehen durch.
Verknüpft
Jede Frachtrechnung wird gegen Auftrag, Beleg und Preisvereinbarung geprüft. Abweichungen landen in der Prüfliste. Bezahlt wird erst nach Freigabe.
1 Klickpro Abweichung, statt Zeile für Zeile zu vergleichen
Bleibt, wie es ist: Buchhaltungsprogramm, DATEV, Zahlungslauf
Teil von BelegFlowFrachtrechnungen prüfen
Disposition → Kunde
Kunden, Fahrer, Lager und Chef fragen gleichzeitig. Jede Statusanfrage unterbricht die Disposition, die eigentlich Touren planen soll.
Heute
Die Disposition sucht den Status im TMS, ruft den Fahrer an und den Kunden zurück.
Verknüpft
Ein Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen und gibt den Rest vorbereitet an die Disposition weiter.
Kommunikationsflutgleichzeitige Anfragen von Fahrern, Kunden, Lager und Geschäftsführung
Bleibt, wie es ist: Telefonanlage, TMS, Telematik
Eigenes Thema, nicht Teil von BelegFlowKI-Telefonassistent
Disposition
Bei 53 % der Logistikunternehmen fehlen Disponenten (Bitkom 2026). Die, die da sind, verbringen viel Zeit mit Verwaltung statt mit Disposition.
Heute
Die Stelle ist seit Monaten offen, die Verwaltung bleibt an den anderen hängen (Beispiel).
Verknüpft
Abtippen, Suchen und Hinterhertelefonieren fallen weg. Die Zeit geht zurück in die Disposition.
53 %der Logistikunternehmen fehlen Disponenten (Bitkom 2026)
Bleibt, wie es ist: Ihr Team, Ihre Abläufe
Buchhaltung
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 alle Unternehmen außer Kleinunternehmern.
Heute
PDF-Rechnungen, Belege als Anhang, Nachfragen vom Steuerberater.
Verknüpft
Die Ausgangsrechnung geht als E-Rechnung mit Beleg raus. Eingehende Rechnungen werden gelesen und geprüft.
2027Pflicht zur Ausstellung bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, 2028 für alle (BMF)
Bleibt, wie es ist: Rechnungsprogramm, Steuerberater
Teil von BelegFlowE-Rechnung in der Spedition
Kunde · Subunternehmer
Wartezeit an der Rampe, beschädigte Palette, falsche Menge. Wer den Nachweis nicht schnell findet, verliert die Diskussion.
Heute
Ordner, Scans und Mails durchsuchen. Oft wird aus Zeitgründen nachgegeben.
Verknüpft
Beleg, Fotos, Zeitstempel und Entscheidung liegen am Auftrag. Der Nachweis ist in Sekunden gefunden.
Sekundenstatt Nachmittage für einen Nachweis
Bleibt, wie es ist: Archiv, Versicherer, Kundenverträge
Teil von BelegFlow
Geschäftsführung
Wie viele Belege fehlen? Wie viel Umsatz ist noch nicht abgerechnet? Welche Kunden reklamieren? Das weiß heute niemand tagesaktuell.
Heute
Bauchgefühl, Excel, Rückfragen in der Buchhaltung.
Verknüpft
Eine Übersicht: offene Belege, Rechnungsverzug, Abweichungen. Aktuell statt zum Monatsabschluss.
aktuellstatt Wochen später vom Steuerberater (Beispiel aus Prozessaufnahmen)
Bleibt, wie es ist: Steuerberater, Bank, Ihr Berichtsrhythmus
Teil von BelegFlow
Quellen:
Zeitangaben sind Beispielwerte und werden im Gespräch durch Ihre Zahlen ersetzt.
Auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU. Sehen darf sie nur, wer sie für seine Arbeit braucht.
E-Rechnung: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 alle Unternehmen außer Kleinunternehmern. BelegFlow stellt Ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnung aus oder gibt sie mit Beleg in Ihrem Rechnungsprogramm zur Ausstellung frei, je nachdem, wo Sie heute fakturieren. Quelle: Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026), geprüft am 16.10.2026.
Keine Rechts- oder Steuerberatung. Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Wir zeigen ihm vorab, wie Belege abgelegt und exportiert werden.
Im Rechnungseingang des Mosel Weinhaus Treis. Das ist ein Weinhaus mit Weinhandel, keine Spedition. Das Prinzip ist dasselbe: Eingangsrechnungen werden automatisch zugeordnet, die Geschäftsführung gibt mit einem Klick frei, Zahlung und Übergabe an den Steuerberater laufen danach von selbst.
Fallstudie · Mosel Weinhaus Treis · Rechnungseingang
In Speditionen haben wir bisher Projekte in der Telefon- und Kundenkommunikation umgesetzt, nicht in der Belegerfassung. Beide Kunden sind auf eigenen Wunsch anonym:
BelegFlow ist der Beleg-Kreislauf für Speditionen mit 10 bis 80 LKW. Er holt Abliefernachweise, Lieferscheine und Frachtpapiere am Tag der Zustellung ins Büro und gleicht sie mit dem Auftrag in Ihrem TMS ab. Abweichungen legt er Ihrer Disposition vor, die Rechnung geht am selben Tag raus. Make AI Easy (MAIE) baut, betreibt und wartet BelegFlow in Ihrer bestehenden Umgebung.
Nein. Ihr TMS, Ihr Postfach, Ihr Scanner und Ihr Steuerberater bleiben. BelegFlow holt die Auftragsdaten aus dem TMS und schreibt Entscheidungen zurück. Hat Ihr TMS keine Schnittstelle, reicht ein regelmäßiger Datei-Export.
Auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), von uns betrieben oder auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Kunden-, Sendungs- und Preisdaten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung klären wir vor Projektstart.
Nein. Der Fahrer fotografiert den Abliefernachweis mit seinem Handy und schickt ihn an ein festes Postfach, das dauert nur Sekunden. Nutzen Sie schon eine Fahrer-App oder Telematik mit Fotofunktion, binden wir diese an. Die Einweisung dauert etwa 10 Minuten, dazu kommt eine Seite für das Führerhaus.
Für ihn ändert sich wenig: Er bekommt den gewohnten Export, nur schneller und vollständig, mit dem Beleg zu jeder Rechnung. Wie Belege abgelegt und exportiert werden, stimmen wir vor dem Start mit ihm ab. Fragen zu Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation klärt er mit Ihnen, wir liefern ihm die Angaben zum Ablauf.
Das prüfen wir mit Ihren eigenen Belegen, bevor etwas live geht. In der zweiten Woche der Einführung lesen wir 200 echte Belege aus Ihrem Betrieb und messen, wie viel sicher erkannt wird. Was unsicher ist, wird markiert und einem Menschen vorgelegt, nicht geraten.
BelegFlow ist für Speditionen mit 10 bis 80 LKW gedacht. Ob es sich bei Ihnen lohnt, zeigt der Geld-Leck-Rechner in einer Minute. In der Prozess-Analyse sagen wir Ihnen offen, wenn sich der Aufwand für Sie nicht rechnet.
Es gibt keine Preisliste, weil jede Spedition andere Belegwege und ein anderes TMS hat. Nach der kostenlosen Prozess-Analyse und einem halben Tag bei Ihnen vor Ort (Konditionen besprechen wir im Erstgespräch) bekommen Sie ein Angebot mit Fixpreis. Vorher sehen Sie Ihr Geld-Leck in Euro, damit Sie den Preis daran messen können.
Immer ein Mensch. Jede Abweichung wird vorgeschlagen, nicht gebucht. Ihre Disposition sieht Beleg, Auftrag und Vorschlag nebeneinander und entscheidet mit einem Klick. Die Entscheidung wird protokolliert und ins TMS zurückgeschrieben.
Wir planen sechs Wochen bis zum Vollbetrieb, davon mindestens zwei Wochen Parallelbetrieb mit Ihrem bisherigen Weg. Der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten liegt bei vier bis sechs Wochen pro Prozess. Den Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
In 30 Minuten schauen wir uns Ihren Ablauf an und benennen den größten Hebel. Wenn sich eine Automatisierung für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.