Spedition · Frachtrechnungen
Frachtrechnungen prüfen, bevor Sie zahlen: automatisch gegen Auftrag und Tarif.
Frachtrechnungen prüfen heißt: Jede Rechnung eines Subunternehmers oder Frachtführers wird Position für Position mit dem Auftrag, dem vereinbarten Preis und der erbrachten Leistung abgeglichen. Automatisch geht das, indem das System die Rechnung liest und die Abweichungen markiert, etwa bei Maut, Standgeld, Dieselzuschlag oder doppelt berechneten Fahrten. Passt alles, geht die Rechnung zur Freigabe. Bezahlt wird nie automatisch.
- Ihr TMS bleibt.Ihr TMS, Ihr Postfach, Ihr Scanner und Ihr Steuerberater bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben.
- Ihre Leute entscheiden.Jede Abweichung wird vorgeschlagen, nicht gebucht. Die Routine verschwindet.
- Niemand tippt mehr ab.Das Ziel: Rechnung am Tag der Zustellung statt Tage später.
So sieht es heute aus. So mit MAIE.
Wer Fracht einkauft, zahlt jeden Monat viele Rechnungen. Gründlich geprüft werden die wenigsten, weil das Tagesgeschäft alles frisst.
Heute
Rechnungen werden unter Zeitdruck überflogen und freigegeben.
Mit MAIE
Jede Position wird mit Auftrag und Vereinbarung abgeglichen, bevor sie auf Ihrem Tisch liegt.
Heute
Standgeld, Maut und Zuschläge werden bezahlt, weil niemand nachrechnet.
Mit MAIE
Abweichungen vom vereinbarten Preis werden markiert, mit Begründung.
Heute
Eine doppelt gestellte Fahrt fällt nur zufällig auf.
Mit MAIE
Doppelte und bereits bezahlte Fahrten werden erkannt.
Heute
Die Tarife stehen in Excel-Listen und im Kopf eines Kollegen.
Mit MAIE
Tarife und Absprachen sind hinterlegt. Die Prüfung hängt nicht mehr an einer Person.
Was heißt Frachtrechnungen prüfen?
Frachtrechnungen prüfen heißt, die Rechnung eines Frachtführers gegen drei Dinge abzugleichen: den Auftrag (welche Fahrt, wann, welche Strecke), den vereinbarten Preis (Tarif, Rahmenvertrag, Absprache) und die tatsächlich erbrachte Leistung (Abliefernachweis, Standzeiten, Zusatzleistungen). Erst wenn alle drei zusammenpassen, ist die Rechnung freigabereif.
Typische Fundstellen sind Nachberechnungen für Standgeld oder Wartezeit, Mautbeträge, die nicht zur Strecke passen, Dieselzuschläge außerhalb der Vereinbarung und Fahrten, die doppelt gestellt werden. Dazu kommen formale Mängel: fehlende Pflichtangaben, falsche Leistungszeiträume, Rechnungen ohne Auftragsbezug.
Von Hand ist das Fleißarbeit, die selten jemand gründlich macht. Automatisch liest das System jede Rechnung, gleicht sie ab und legt nur die Abweichungen vor. Ihr Team entscheidet, ob reklamiert oder freigegeben wird.
Das stille Geld-Leck: Rechnungen, die niemand prüft.
Bei der Frachtrechnung verlieren Sie doppelt: Zeit beim Prüfen und Geld bei jeder falschen Position, die durchrutscht. Die Zeit lässt sich rechnen:
Eigene Zahlen im Geld-Leck-RechnerBeispielrechnung
- 15 Frachtrechnungen pro Tag × 6 Minuten ÷ 60 = 1,5 Stunden pro Tag
- 1,5 Stunden × 35 € Stundensatz × 220 Arbeitstage = 11.550 € pro Jahr, nur für das Prüfen
- Falsch berechnete Positionen, die durchrutschen, kommen dazu. Sie hängen von Ihren Verträgen ab.
Beispielrechnung mit angenommenen Werten (Standard: 220 Arbeitstage, 35 € Stundensatz inkl. Nebenkosten), keine Messung und kein Kundenergebnis. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie im Geld-Leck-Rechner.
So läuft es ab: vier Schritte
Was eindeutig ist, wird vorbereitet. Was unklar oder kritisch ist, geht an einen Menschen.
- 1
Rechnung kommt rein
Als PDF per E-Mail, als E-Rechnung oder als Scan. Ihre Frachtführer müssen nichts umstellen.
- 2
Positionen lesen
Fahrt, Datum, Strecke, Grundfracht, Maut, Standgeld und Zuschläge werden gelesen und dem Auftrag zugeordnet.
- 3
Abgleich mit Auftrag und Tarif
Jede Position wird mit Auftrag, vereinbartem Preis und Abliefernachweis verglichen. Pflichtangaben werden geprüft.
- 4
Freigeben oder reklamieren
Stimmige Rechnungen gehen zur Freigabe. Bei Abweichungen liegt ein Entwurf für die Rückfrage an den Frachtführer bereit.
Woran Sie merken, dass es sich lohnt
Wer nur wenige Frachtrechnungen im Monat bekommt, prüft sie besser weiter von Hand. Auch das sagen wir in der Prozess-Analyse offen.
- Sie vergeben regelmäßig Fracht an Subunternehmer und Frachtführer.
- Nachberechnungen für Standgeld und Wartezeit kommen oft und werden selten geprüft.
- Die Prüfung hängt an einer Person, und im Urlaub bleibt sie liegen.
- Tarife und Absprachen sind über Excel, Mails und Telefonnotizen verteilt.
- Sie haben schon einmal eine Fahrt doppelt bezahlt und es erst später gemerkt.
Ihr TMS bleibt. Wir hängen uns an.
Sie brauchen kein neues Programm zur Frachtkostenkontrolle. Die Prüfung sitzt zwischen Postfach, TMS und Buchhaltung und nutzt die Daten, die Sie schon haben.
- Auftragsdaten kommen aus Ihrem TMS, Tarife aus Ihren bestehenden Listen.
- Bezahlt wird nie automatisch. Ein Mensch gibt jede Rechnung frei.
- Die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater bleibt, wie sie ist.
DSGVO und EU-Hosting
- Server in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), self-hosted.
- Auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Daten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet.
- Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert.
- Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, kein Vendor-Lock-in.
Aus unseren Speditionsprojekten
Für zwei Speditionen haben wir bereits Projekte umgesetzt. Beide betreffen die Telefon- und Kundenkommunikation, nicht die Belegerfassung. Sie zeigen, wie wir in einer Spedition vorgehen: erst den Ablauf sichtbar machen, dann automatisieren.
Frachtrechnungen prüfen: Fragen aus der Praxis
Was wird bei Frachtrechnungen geprüft?
Jede Position wird gegen den Auftrag, den vereinbarten Preis und die erbrachte Leistung geprüft. Typische Fundstellen sind Maut, Standgeld, Dieselzuschlag, Wartezeiten, falsche Strecken und doppelt berechnete Fahrten. Dazu kommen formale Punkte wie Pflichtangaben und Leistungszeitraum.
Wann verjährt eine Frachtrechnung?
Ansprüche aus einem Frachtvertrag nach HGB verjähren in der Regel nach einem Jahr, bei Vorsatz oder gleichstehendem Verschulden nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Tages der Ablieferung (§ 439 HGB). Für Einzelfälle und internationale Transporte nach CMR fragen Sie Ihren Anwalt.
Prüft das System auch die Umsatzsteuer?
Es prüft, ob die Pflichtangaben einer Rechnung vorhanden sind, etwa Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und ausgewiesene Steuer. Ob der Steuersatz im Einzelfall richtig ist, etwa bei Fracht aus dem Drittland, beurteilt Ihr Steuerberater. Das System markiert solche Rechnungen zur Prüfung.
Brauchen wir eine neue Software zur Frachtkostenkontrolle?
Nein. Wir bauen die Prüfung in Ihre bestehende Umgebung: Daten aus Ihrem TMS, Tarife aus Ihren Listen, Freigabe wie gewohnt. Ihr TMS bleibt, es gibt kein Lizenzmodell, Code und Dokumentation gehören Ihnen.
Wie kommen unsere Tarife und Absprachen ins System?
Aus den Unterlagen, die Sie schon haben: Tariflisten, Rahmenverträge, Auftragsbestätigungen. Absprachen, die bisher nur telefonisch oder im Kopf existieren, machen wir in der Prozess-Analyse sichtbar. Erst dann wird automatisiert.
Bezahlt das System Rechnungen automatisch?
Nein, nie. Jede Abweichung wird vorgeschlagen, nicht gebucht. Ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert, damit Sie bei einer Rückfrage des Frachtführers wissen, warum eine Position beanstandet wurde.
Wir rechnen Subunternehmer per Gutschrift ab. Geht das auch?
Ja. Die Gutschrift kann aus den Auftragsdaten vorbereitet werden, nachträgliche Forderungen wie Standgeld werden gegen den Auftrag geprüft. Ob das in Ihrem Fall sinnvoll ist, klären wir in der Prozess-Analyse.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), self-hosted, auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Kunden-, Sendungs- und Preisdaten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag klären wir vor Projektstart.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten liegt bei vier bis sechs Wochen pro Prozess bis zum Go-live. Den Ausschlag geben die Zahl der Wege, auf denen Belege hereinkommen, und die Schnittstelle Ihres TMS. Den Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
Quellen (keine Rechts- oder Steuerberatung):
- § 439 Handelsgesetzbuch (Verjährung), geprüft am 21.10.2026
- § 14 Umsatzsteuergesetz (Ausstellung von Rechnungen, Pflichtangaben), geprüft am 21.10.2026
Weitere Abläufe in der Spedition
Wo verliert Ihre Spedition am meisten Zeit?
In 30 Minuten schauen wir uns Ihren Ablauf an und benennen den größten Hebel. Wenn sich eine Automatisierung für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.