KI-Automatisierung für Unternehmen im Mittelstand:
Anfragen und Belege erfassen, ohne abzutippen

KI-Automatisierung im Mittelstand bezeichnet Systeme, die wiederkehrende Büroprozesse übernehmen: eingehende Anfragen, Bestellungen und Belege werden automatisch ausgelesen, den richtigen Vorgängen zugeordnet und in den vorhandenen Systemen als Entwurf angelegt. Der Unterschied zu klassischer Automatisierung ist, dass auch unstrukturierte Eingänge wie Freitext-E-Mails und PDFs verarbeitet werden können — also genau das, was bisher von Hand abgetippt werden musste.

Für einen ersten Pilot-Prozess rechnen wir typischerweise mit vier bis acht Wochen — inklusive Analyse, Konzeption, Umsetzung und Testphase. Das ist ein Erfahrungswert aus bisherigen Projekten, keine Zusage; Geschwindigkeit und Umfang hängen vom gewählten Prozess und Ihrer Systemlandschaft ab. Den verbindlichen Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.

Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern das Prozessvolumen. Auch Unternehmen ab 10 bis 20 Mitarbeitenden profitieren, wenn täglich viele gleichartige Vorgänge anfallen — umgekehrt lohnt sich ein Projekt in einem größeren Betrieb ohne wiederkehrende Routinen kaum. Als Orientierung: Ab etwa 30 unstrukturierten Belegen pro Tag wird der Hebel deutlich spürbar.

Nein. Entscheidend sind klare Prozesse, erreichbare Daten und ein technischer Ansprechpartner auf Ihrer Seite. Spezialisierte KI kommt dort zum Einsatz, wo sie einen konkreten Unterschied macht, nicht als Selbstzweck — den Betrieb übernimmt anschließend Ihr bestehendes Team.

Nein. Wir docken an das an, was Sie bereits nutzen — SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Xentral, gängige CRM-Systeme oder gewachsene Branchenlösungen mit Schnittstelle. Ihre Systeme bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben. Deshalb bleibt der Aufwand für Ihre IT gering, und der Betrieb läuft während der Umsetzung normal weiter.

Ja, wenn sie richtig aufgesetzt wird. Wir betreiben die Systeme self-hosted im Docker-Container auf deutschen beziehungsweise europäischen Servern (Hetzner/IONOS), auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Kunden- und Vorgangsdaten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet; Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und Auftragsverarbeitungsvertrag klären wir vor Projektstart.

Dann passiert zunächst nichts — und das ist bewusst so gebaut. Das System bucht nie eigenständig, sondern bereitet ausschließlich Entwürfe vor. Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste, ein Mensch aus Ihrem Team entscheidet per Klick, und jeder Schritt bleibt nachvollziehbar protokolliert.

Grundsätzlich ja. Wir sind beim BAFA für das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ als Berater gelistet, was die Voraussetzung für eine Bezuschussung ist. Wichtig: Der Antrag muss gestellt werden, bevor die Beratung beginnt — eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Über die Bewilligung entscheidet allein das BAFA.

Nein. Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, es gibt keinen Vendor-Lock-in und keine Lizenzbindung an uns. Sie könnten das System jederzeit selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterbetreiben — das ist ausdrücklich Teil des Konzepts und nicht bloß eine Zusicherung.

Mit dem Prozess, der heute die meiste Zeit bindet — nicht mit dem technisch spannendsten. In der Praxis ist das fast immer die Erfassung eingehender Anfragen, Bestellungen oder Belege. Im kostenlosen Prozess-Check nehmen wir Ihre Belegwege auf und benennen den größten Hebel, bevor irgendetwas gebaut wird.