Spedition · Rechner
Geld-Leck-Rechner: Kosten der manuellen Belegerfassung in Ihrer Spedition.
Die Kosten der manuellen Belegerfassung bestehen aus drei Teilen: der Arbeitszeit für das Abtippen, dem Geld, das durch Rechnungsverzug gebunden ist, und der Nachbearbeitung von Abweichungen. Der Geld-Leck-Rechner zeigt alle drei für Ihre Spedition pro Jahr. Die Startwerte sind ein Beispiel, tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis erscheint sofort.
Rechnen Sie Ihr Geld-Leck aus
Die Startwerte sind ein Beispiel. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen, das Ergebnis passt sich sofort an.
Beispiel mit Startwerten
Das kostet Sie die Handarbeit pro Jahr
62.617 €
- Erfassung von Hand
- 41.067 €
- Zinskosten durch Rechnungsverzug
- 13.151 €
- Nachbearbeitung von Abweichungen
- 8.400 €
- Stunden Abtippen pro Jahr
- 1.173
Schätzung auf Basis Ihrer Angaben, keine Einsparzusage. Verlorene oder unbelegte Lieferungen sind nicht enthalten. Wie viel sich automatisieren lässt, klären wir in der Prozess-Analyse.
Kostenlose Prozess-Analyse (30 Min.)So rechnet der Geld-Leck-Rechner
Die Kosten der manuellen Belegerfassung bestehen aus drei Teilen. Erstens die Arbeitszeit: Belege pro Tag mal Minuten pro Beleg, geteilt durch 60, mal Stundensatz und Arbeitstage. Zweitens das gebundene Geld: Solange der Abliefernachweis fehlt, geht die Rechnung später raus. Umsatz mal Verzugstage geteilt durch 365 mal Zinssatz der Kreditlinie zeigt, was das kostet. Drittens die Nachbearbeitung: Abweichungen pro Monat mal Minuten pro Fall, mal Stundensatz, mal zwölf.
Nicht enthalten sind verlorene oder unbelegte Lieferungen. Wer ohne Nachweis eine Reklamation oder ein Standgeld klären muss, zahlt im Zweifel selbst. Dafür gibt es keine seriöse Pauschale, deshalb fehlt der Posten im Rechner.
Woher die Startwerte kommen
Die Startwerte beschreiben eine Beispiel-Spedition mit 80 Belegen am Tag und 6 Mio. € Umsatz. Sie sind angenommen, nicht gemessen. 220 Arbeitstage und 35 € pro Stunde inklusive Nebenkosten sind bewusst vorsichtig gewählt. Ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen, dann wird aus dem Beispiel Ihre Rechnung.
Beispielrechnung mit den Startwerten
- Erfassung: 80 Belege/Tag × 4 Min. ÷ 60 × 35 € × 220 Tage = 41.067 €
- Rechnungsverzug: 6 Mio. € Umsatz × 10 Tage ÷ 365 × 8 % Kreditlinie = 13.151 €
- Nachbearbeitung: 60 Fälle/Monat × 20 Min. ÷ 60 × 35 € × 12 = 8.400 €
- Summe: 62.617 € pro Jahr, ohne verlorene oder unbelegte Lieferungen
Beispielwerte, keine Messung und kein Kundenergebnis.
Wo das Geld in der Spedition versickert
Die manuelle Belegerfassung ist selten ein großer Block. Sie verteilt sich auf viele kleine Stellen zwischen Hof, Disposition und Buchhaltung. Diese sechs sehen wir in Speditionen am häufigsten.
Der Abliefernachweis liegt im Führerhaus
Der Kunde zahlt nicht ohne Nachweis. Solange der Zettel noch im LKW ist, wartet die Rechnung, und das Geld fehlt auf dem Konto. Genau diesen Verzug bewertet der Rechner mit dem Zinssatz Ihrer Kreditlinie.
Abliefernachweis digitalAufträge aus Mail und Portal werden abgetippt
Jeder Auftraggeber ohne EDI schickt seine Aufträge anders. Die Disposition überträgt Lade- und Abladestelle, Zeitfenster und Paletten von Hand ins TMS. Das kostet Zeit und verursacht Tippfehler.
Auftragserfassung mit KILieferscheine reisen erst ins Büro
Lieferscheine werden gesammelt, abgegeben, abgeglichen und abgelegt. Fehlmengen fallen oft erst auf, wenn der Kunde reklamiert.
Lieferschein digitalisierenFrachtrechnungen werden ungeprüft bezahlt
Nachberechnungen für Standgeld, Maut und Zuschläge kommen jeden Monat. Gründlich geprüft werden sie selten, weil das Tagesgeschäft alles frisst.
Frachtrechnungen prüfenStandgeld und Reklamation ohne Beleg
Wer im Streit den Nachweis nicht findet, zahlt im Zweifel selbst. Dieser Posten ist im Rechner bewusst nicht enthalten, weil es dafür keine seriöse Pauschale gibt.
Die E-Rechnung wird nur abgelegt
Ab 2027 kommt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz. Wer strukturierte Rechnungen nur ausdruckt, erfüllt die Pflicht und verschenkt die Zeitersparnis bei der Prüfung.
E-Rechnung in der Spedition
Geld-Leck-Rechner: Fragen zur Berechnung
Wie rechnet der Geld-Leck-Rechner?
In drei Teilen. Erfassung: Belege pro Tag mal Minuten pro Beleg, geteilt durch 60, mal Stundensatz und Arbeitstage. Rechnungsverzug: Umsatz pro Jahr mal Verzugstage geteilt durch 365 mal Zinssatz der Kreditlinie. Nachbearbeitung: Abweichungen pro Monat mal Minuten pro Fall, geteilt durch 60, mal Stundensatz, mal zwölf.
Welchen Stundensatz soll ich eintragen?
Am besten den Satz inklusive Lohnnebenkosten für die Person, die die Belege heute bearbeitet, meist Disposition oder Sachbearbeitung. Wenn Sie ihn nicht kennen, rechnen Sie mit dem Bruttolohn pro Stunde plus einem Aufschlag für Nebenkosten. Der Startwert von 35 € ist bewusst vorsichtig.
Was kostet ein abgetippter Beleg?
Mit den Startwerten rund 2,33 € pro Beleg: 4 Minuten Arbeit bei 35 € Stundensatz inklusive Nebenkosten. Das klingt wenig. Bei 80 Belegen am Tag und 220 Arbeitstagen werden daraus über 41.000 € im Jahr, ohne Rechnungsverzug und Nachbearbeitung. Mit Ihren eigenen Minuten und Ihrem Stundensatz sieht die Zahl anders aus, deshalb gibt es den Rechner.
Welcher der drei Posten ist meistens der größte?
Meist die Erfassung, weil sie jeden Tag anfällt. Bei Speditionen mit hohem Umsatz und langem Weg vom Abliefernachweis zur Rechnung kann aber der Rechnungsverzug schnell aufholen. Tragen Sie beide Werte ein, dann sehen Sie, wo bei Ihnen der größere Hebel liegt.
Warum 220 Arbeitstage?
220 Tage sind ein vorsichtiger Standard nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und Krankheit für eine Person. Arbeitet Ihr Büro auch samstags oder in mehreren Schichten, tragen Sie mehr Tage ein.
Welche Belege zählen dazu?
Alles, was heute jemand von Hand liest, abtippt, sucht oder zuordnet: Transportaufträge, Abliefernachweise, Lieferscheine, Frachtbriefe und Rechnungen von Subunternehmern. Belege, die per EDI automatisch hereinkommen, zählen nicht.
Was hat der Rechnungsverzug mit Belegen zu tun?
Viele Auftraggeber zahlen erst, wenn der Abliefernachweis vorliegt. Liegt er Tage im Führerhaus, geht die Rechnung Tage später raus, und das Geld fehlt auf dem Konto. Der Rechner bewertet diese Tage mit dem Zinssatz Ihrer Kreditlinie.
Ist das Ergebnis eine Einsparung, die MAIE garantiert?
Nein. Der Rechner zeigt, wie viel Zeit und Geld heute in Handarbeit steckt. Wie viel davon sich automatisieren lässt, hängt von Ihren Belegen und Systemen ab. Gefahrgut, Zoll und unklare Fälle bleiben zum Beispiel immer bei einem Menschen. Das klären wir in der Prozess-Analyse.
Was passiert mit meinen Eingaben?
Nichts. Die Berechnung läuft in Ihrem Browser, die Werte werden nicht gespeichert oder übertragen. Wenn Sie Statistik-Cookies erlauben, zählen wir nur, dass der Rechner genutzt wurde.
Wie geht es nach der Rechnung weiter?
Wenn das Ergebnis Sie überrascht, buchen Sie die kostenlose Prozess-Analyse (30 Minuten). Wir schauen uns an, welche Belege bei Ihnen die meiste Zeit kosten, und sagen offen, ob sich eine Automatisierung lohnt.
Weitere Abläufe in der Spedition
Wo verliert Ihre Spedition am meisten Zeit?
In 30 Minuten schauen wir uns Ihren Ablauf an und benennen den größten Hebel. Wenn sich eine Automatisierung für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.