Spedition · Auftragseingang
Auftragserfassung mit KI: Transportaufträge aus Mails erfassen, ohne abzutippen.
Auftragserfassung mit KI heißt: Transportaufträge, die per E-Mail, als PDF, als Excel-Datei oder über Kundenportale hereinkommen, werden gelesen und als fertiger Entwurf in Ihrem TMS angelegt. Ihre Disposition prüft und gibt frei, statt Lade- und Abladestelle, Zeitfenster, Gewicht und Paletten abzutippen. Unklare Angaben werden markiert, Gefahrgut und Zoll bleiben immer bei Ihren Leuten.
- Ihr TMS bleibt.Ihr TMS, Ihr Postfach, Ihr Scanner und Ihr Steuerberater bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben.
- Ihre Leute entscheiden.Jede Abweichung wird vorgeschlagen, nicht gebucht. Die Routine verschwindet.
- Niemand tippt mehr ab.Das Ziel: Rechnung am Tag der Zustellung statt Tage später.
So sieht es heute aus. So mit MAIE.
Jeder Auftraggeber schickt seine Aufträge anders. Ohne EDI macht jemand aus jeder Mail von Hand einen Auftrag.
Heute
Die Disposition tippt jeden Auftrag aus Mail und PDF Feld für Feld ins TMS.
Mit MAIE
Der Auftrag steht Minuten später als Entwurf im TMS. Die Disposition prüft und bestätigt.
Heute
Änderungen und Stornos gehen in der Kommunikationsflut unter.
Mit MAIE
Änderungen werden dem bestehenden Auftrag zugeordnet und hervorgehoben.
Heute
Nach Feierabend bleibt der Auftragseingang liegen bis zum nächsten Morgen.
Mit MAIE
Aufträge werden auch abends vorbereitet. Morgens liegt eine geordnete Liste bereit.
Heute
Tippfehler bei Adresse oder Zeitfenster fallen erst auf, wenn der LKW falsch steht.
Mit MAIE
Werte werden übernommen statt abgetippt. Unklares wird markiert, nicht geraten.
Was ist Auftragserfassung mit KI?
Auftragserfassung mit KI bedeutet, dass ein System eingehende Transportaufträge liest und die Felder für Ihr TMS vorbereitet: Auftraggeber, Lade- und Abladestelle, Zeitfenster, Gewicht, Paletten oder Ladeeinheiten, Referenzen und Hinweise. Anders als eine starre Vorlage kommt die KI auch mit Freitext in der Mail zurecht, mit wechselnden PDF-Formaten und mit Excel-Listen.
Das System bucht nichts. Es legt einen Entwurf an und zeigt, wie sicher es sich bei jedem Feld ist. Ihre Disposition prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Gefahrgut, Zolltarifnummern und Zollwerte werden nie automatisch übernommen, sondern immer vorgelegt.
Der Unterschied zu EDI: EDI funktioniert mit großen Auftraggebern, die strukturierte Daten schicken. Die vielen kleineren Auftraggeber schicken weiter Mails und PDFs. Genau dort setzt die Auftragserfassung mit KI an.
Das Geld-Leck: teure Fachkräfte, die abtippen.
Disponenten sind schwer zu finden. Jede Stunde, die sie mit Abtippen verbringen, fehlt bei Planung und Kunden. So sieht die Rechnung aus:
Eigene Zahlen im Geld-Leck-RechnerBeispielrechnung
- 80 Aufträge pro Tag ohne EDI × 3 Minuten ÷ 60 = 4 Stunden pro Tag
- 4 Stunden × 35 € Stundensatz × 220 Arbeitstage = 30.800 € pro Jahr
- Tippfehler, die als falsch disponierte Fahrt zurückkommen, sind nicht eingerechnet.
Beispielrechnung mit angenommenen Werten (Standard: 220 Arbeitstage, 35 € Stundensatz inkl. Nebenkosten), keine Messung und kein Kundenergebnis. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie im Geld-Leck-Rechner.
So läuft es ab: vier Schritte
Was eindeutig ist, wird vorbereitet. Was unklar oder kritisch ist, geht an einen Menschen.
- 1
Auftrag kommt rein
Per E-Mail, als PDF oder Excel, über ein Kundenportal. Ihre Auftraggeber müssen nichts umstellen.
- 2
Lesen
Absender, Empfänger, Lade- und Abladestelle, Zeitfenster, Gewicht, Maße und Ladeeinheiten werden erkannt, auch im Freitext.
- 3
Entwurf im TMS
Der Auftrag wird als Entwurf im TMS angelegt. Unsichere Felder sind markiert, Gefahrgut und Zoll immer.
- 4
Prüfen und freigeben
Die Disposition kontrolliert, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert.
Woran Sie merken, dass es sich lohnt
Wenn Ihre größten Auftraggeber schon vollständig über EDI angebunden sind, ist der Hebel kleiner. Dann lohnt sich der Blick auf die Auftraggeber ohne EDI. Auch das sagen wir Ihnen ehrlich.
- Täglich kommen mindestens rund 30 Aufträge per Mail, PDF oder Portal.
- Ihre Disposition tippt, statt zu planen und mit Kunden zu sprechen.
- Sie suchen Disponenten und finden keine.
- Spotanfragen bleiben liegen, weil niemand Zeit hat, sie zu erfassen.
- Abends kommen noch Aufträge, die erst am nächsten Morgen jemand sieht.
Ihr TMS bleibt. Wir hängen uns an.
Ihre Disposition arbeitet in der gewohnten Oberfläche weiter. Sie bekommt nur vorbereitete Aufträge statt leerer Masken.
- Wir verknüpfen Postfach, Portale und Ihr TMS, ERP oder Ihre Branchenlösung.
- Auftraggeber mit EDI bleiben, wie sie sind. Wir kümmern uns um die anderen.
- Welche Schnittstelle Ihr System bietet, prüfen wir in der Prozess-Analyse.
DSGVO und EU-Hosting
- Server in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), self-hosted.
- Auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Daten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet.
- Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert.
- Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, kein Vendor-Lock-in.
Aus unseren Speditionsprojekten
Für zwei Speditionen haben wir bereits Projekte umgesetzt. Beide betreffen die Telefon- und Kundenkommunikation, nicht die Belegerfassung. Sie zeigen, wie wir in einer Spedition vorgehen: erst den Ablauf sichtbar machen, dann automatisieren.
Auftragserfassung mit KI: Fragen aus der Praxis
Was kann eine KI bei der Auftragserfassung?
Sie liest Transportaufträge aus Mails, PDFs, Excel-Listen und Portal-Exporten und füllt die Felder für Ihr TMS vor: Lade- und Abladestelle, Zeitfenster, Gewicht, Paletten, Referenzen. Sie legt einen Entwurf an, gibt aber nichts selbst frei. Das entscheidet Ihre Disposition.
Welche Auftragsformate kann das System lesen?
E-Mails mit Freitext, PDF- und Excel-Anhänge, Exporte aus Kundenportalen und Scans. Entscheidend ist nicht das Format, sondern ob die Angaben im Dokument stehen. Fehlt etwas, wird der Auftrag markiert statt geraten.
Wir haben mit großen Kunden schon EDI. Lohnt sich das trotzdem?
Für die Kunden mit EDI ändert sich nichts. Der Hebel liegt bei allen Auftraggebern ohne EDI, die per Mail und PDF bestellen. Wenn das bei Ihnen nur wenige sind, ist der Nutzen kleiner. Das sagen wir Ihnen in der Prozess-Analyse offen.
Was passiert, wenn das System einen Wert falsch liest?
Darum wird nichts ohne Freigabe übernommen. Unsichere Felder sind markiert, die Disposition prüft jeden Entwurf. Ein Lesefehler wird so zur Korrektur in der Maske und nicht zum falsch disponierten LKW.
Werden Gefahrgut und Zoll auch automatisch übernommen?
Nein, nie. Gefahrgutkennzeichnung, Zolltarifnummern und Zollwerte werden immer zur Prüfung vorgelegt. Der Zeitgewinn entsteht bei den vielen unkritischen Feldern, nicht dort, wo ein Fehler teuer wird.
Erkennt das System Änderungen und Stornos?
Ja. Eine Mail zu einem bestehenden Auftrag wird dem Auftrag zugeordnet und als Änderung hervorgehoben, statt einen zweiten Auftrag anzulegen. Die Disposition entscheidet, ob die Änderung übernommen wird.
Geht das auch mit Spotanfragen?
Ja, das Prinzip ist dasselbe. Lade- und Abladestelle, Gewicht, Ladeeinheiten und Zeitfenster werden aus der Anfrage gelesen und strukturiert bereitgestellt. Kalkulation und Preis bleiben bei Ihnen.
Müssen wir unser TMS wechseln?
Nein. Ihr TMS, Ihr Postfach und Ihre Portale bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben. Ihre Leute arbeiten in der gewohnten Oberfläche.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), self-hosted, auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Kunden-, Sendungs- und Preisdaten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag klären wir vor Projektstart.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten liegt bei vier bis sechs Wochen pro Prozess bis zum Go-live. Den Ausschlag geben die Zahl der Wege, auf denen Belege hereinkommen, und die Schnittstelle Ihres TMS. Den Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
Weitere Abläufe in der Spedition
Wo verliert Ihre Spedition am meisten Zeit?
In 30 Minuten schauen wir uns Ihren Ablauf an und benennen den größten Hebel. Wenn sich eine Automatisierung für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.