Spedition · E-Rechnung
E-Rechnung in der Spedition: Pflicht erfüllen, Frachtrechnungen schneller prüfen.
E-Rechnung in der Spedition heißt: Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland laufen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Empfangen können muss jedes Unternehmen sie seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 alle Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Für Speditionen ist das eine Chance: Strukturierte Frachtrechnungen lassen sich automatisch gegen den Auftrag prüfen.
- Ihr TMS bleibt.Ihr TMS, Ihr Postfach, Ihr Scanner und Ihr Steuerberater bleiben. Wir verknüpfen, was Sie schon haben.
- Ihre Leute entscheiden.Jede Abweichung wird vorgeschlagen, nicht gebucht. Die Routine verschwindet.
- Niemand tippt mehr ab.Das Ziel: Rechnung am Tag der Zustellung statt Tage später.
So sieht es heute aus. So mit MAIE.
Die E-Rechnung kommt so oder so. Ob sie nur Pflicht ist oder Ihnen Arbeit abnimmt, entscheiden Sie.
Heute
E-Rechnungen kommen an, werden ausgedruckt oder als PDF abgelegt.
Mit MAIE
Die strukturierten Daten werden direkt gelesen und dem Auftrag zugeordnet.
Heute
XRechnung ist für das Team ohne Viewer kaum lesbar.
Mit MAIE
Jede E-Rechnung erscheint als lesbare Prüfansicht, Abweichungen sind markiert.
Heute
Ob Ihr TMS E-Rechnungen ausstellen kann, ist unklar.
Mit MAIE
Wir prüfen, was Ihr TMS kann, und schließen die Lücke ohne Systemwechsel.
Heute
Gutschriften an Subunternehmer laufen noch als PDF oder Papier.
Mit MAIE
Auch Gutschriften werden im geforderten Format aus den Auftragsdaten vorbereitet.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Speditionen?
Die E-Rechnungspflicht bedeutet für Speditionen: Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland müssen in einem strukturierten Format ausgestellt werden, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Ein PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Zulässig sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Für die Spedition gibt es drei Stellen, an denen das ankommt. Erstens die Ausgangsrechnungen an Auftraggeber. Zweitens die Gutschriften an Subunternehmer, denn die Pflicht gilt laut Bundesfinanzministerium auch für Rechnungen in Form einer Gutschrift. Drittens der EDI-Austausch mit großen Kunden: Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen nicht ohnehin erfüllt, darf nur noch bis Ende 2027 genutzt werden.
Die gute Nachricht steckt im Eingang. Wenn Frachtrechnungen strukturiert ankommen, muss niemand mehr Positionen abtippen. Jede Position lässt sich direkt mit Auftrag, Tarif und Abliefernachweis abgleichen.
Das Geld-Leck: Pflicht erfüllt, Nutzen verschenkt.
Wer E-Rechnungen nur empfängt und ablegt, hat die Pflicht erfüllt, aber keine Minute gespart. Die Prüfzeit bleibt gleich:
Eigene Zahlen im Geld-Leck-RechnerBeispielrechnung
- 15 Frachtrechnungen pro Tag × 6 Minuten ÷ 60 = 1,5 Stunden pro Tag
- 1,5 Stunden × 35 € Stundensatz × 220 Arbeitstage = 11.550 € pro Jahr
Beispielrechnung mit angenommenen Werten (Standard: 220 Arbeitstage, 35 € Stundensatz inkl. Nebenkosten), keine Messung und kein Kundenergebnis. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie im Geld-Leck-Rechner.
So läuft es ab: vier Schritte
Was eindeutig ist, wird vorbereitet. Was unklar oder kritisch ist, geht an einen Menschen.
- 1
Stand prüfen
Was kann Ihr TMS heute empfangen und ausstellen? Welche Kunden und Subunternehmer schicken schon E-Rechnungen?
- 2
Empfang automatisieren
Eingehende E-Rechnungen werden gelesen und dem richtigen Auftrag zugeordnet, ohne Abtippen.
- 3
Prüfen
Positionen werden gegen Auftrag und Tarif abgeglichen. Maut, Standgeld und Zuschläge fallen auf, bevor Sie zahlen.
- 4
Ausstellen vorbereiten
Ausgangsrechnungen und Gutschriften im geforderten Format, aus den Daten Ihres TMS. Freigabe durch Ihr Team.
Woran Sie merken, dass Sie handeln sollten
Steuerliche Einzelfragen beantwortet Ihr Steuerberater. Wir setzen technisch um, was er festlegt, und sagen offen, wo Ihr TMS das schon selbst kann.
- Ihr Vorjahresumsatz liegt über 800.000 €, und ab 2027 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen.
- Sie rechnen Subunternehmer per Gutschrift ab.
- Große Kunden sind über EDI angebunden, und Sie wissen nicht, ob das Verfahren die Anforderungen erfüllt.
- Eingehende E-Rechnungen werden heute ausgedruckt oder als PDF abgelegt.
- Ihr TMS-Anbieter hat noch keinen klaren Plan für das Ausstellen geliefert.
Ihr TMS bleibt. Wir hängen uns an.
Die E-Rechnungspflicht ist kein Grund, das TMS zu wechseln. Wir schließen die Lücke zwischen Ihrem System und dem geforderten Format.
- Ihr TMS bleibt, wir ergänzen Empfang, Prüfung und Ausstellung.
- Bezahlt und versendet wird nur nach Freigabe durch einen Menschen.
- Steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wir setzen technisch um.
DSGVO und EU-Hosting
- Server in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), self-hosted.
- Auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Daten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet.
- Das System bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Schritt ist protokolliert.
- Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, kein Vendor-Lock-in.
Aus unseren Speditionsprojekten
Für zwei Speditionen haben wir bereits Projekte umgesetzt. Beide betreffen die Telefon- und Kundenkommunikation, nicht die Belegerfassung. Sie zeigen, wie wir in einer Spedition vorgehen: erst den Ablauf sichtbar machen, dann automatisieren.
E-Rechnung in der Spedition: Fragen aus der Praxis
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Speditionen?
Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027, ab dem 1. Januar 2028 dann für alle. Kleinunternehmer sind ausgenommen. So steht es in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Wird die Pflicht ab 2027 verschoben?
Nach unserem Stand vom 16. Oktober 2026 nein. Verbände wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordern eine Verschiebung auf 2028, beschlossen ist sie nicht. Maßgeblich ist die aktuelle Fassung der FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Wir rechnen mit großen Kunden per EDI ab. Was gilt da?
Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf laut Bundesfinanzministerium noch bis Ende 2027 genutzt werden. Danach braucht es eine E-Rechnung im zulässigen Format. Gerade in der Logistik lohnt es sich, das früh mit den Kunden zu klären.
Gilt die Pflicht auch für Gutschriften an Subunternehmer?
Ja. Die Pflicht gilt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums auch für Rechnungen in Form einer Gutschrift, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Wer Subunternehmer per Gutschrift abrechnet, muss diese also ebenfalls umstellen.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung. Während der Übergangsfristen ist sie nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Müssen wir dafür unser TMS wechseln?
Nein. Wir prüfen, was Ihr TMS heute kann, und ergänzen Empfang, Prüfung und Ausstellung dort, wo es nicht reicht. Ihr TMS bleibt, Ihr Team arbeitet in der gewohnten Oberfläche.
Wie hilft die E-Rechnung bei der Frachtrechnungsprüfung?
Die Daten kommen strukturiert an und müssen nicht mehr gelesen und abgetippt werden. Jede Position lässt sich direkt mit Auftrag und Tarif abgleichen. Das macht die Prüfung schneller und zuverlässiger als bei gescannten PDFs.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland beziehungsweise der EU (Hetzner/IONOS), self-hosted, auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Kunden-, Sendungs- und Preisdaten werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag klären wir vor Projektstart.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten liegt bei vier bis sechs Wochen pro Prozess bis zum Go-live. Den Ausschlag geben die Zahl der Wege, auf denen Belege hereinkommen, und die Schnittstelle Ihres TMS. Den Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
Quellen (keine Rechts- oder Steuerberatung):
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026), geprüft am 16.10.2026
Weitere Abläufe in der Spedition
Wo verliert Ihre Spedition am meisten Zeit?
In 30 Minuten schauen wir uns Ihren Ablauf an und benennen den größten Hebel. Wenn sich eine Automatisierung für Sie nicht lohnt, sagen wir das offen.