KI im Großhandel bezeichnet Systeme, die eingehende Bestellungen, Anfragen und Stücklisten aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien automatisch auslesen, den richtigen Artikeln im Warenwirtschaftssystem zuordnen und als geprüften Auftragsentwurf bereitstellen. Der Innendienst kontrolliert und gibt frei, statt jede Position von Hand einzutippen.
Im Großhandel kommt fast nichts strukturiert herein. Kunden bestellen per Freitext-Mail, schicken gescannte Stücklisten oder rufen an — und benennen Artikel dabei so, wie sie sie im eigenen Betrieb nennen, nicht wie sie in Ihrem Artikelstamm heißen.
Diese vier Prozesse binden im Großhandel die meiste Zeit — und sind gleichzeitig am zuverlässigsten automatisierbar, weil sie klaren Regeln folgen.
Freitext-Mails ohne Artikelnummer werden gelesen, dem Artikelstamm zugeordnet und als Auftragsentwurf angelegt.
Gescannte Listen mit 20 bis 80 Positionen werden ausgelesen, Sonderteile und unklare Positionen markiert.
Das System erkennt den Rahmenvertrag, prüft Menge und Kondition und meldet Abweichungen sofort statt erst bei der Rechnungsprüfung.
Aus einer eingehenden Anfrage entsteht am selben Tag ein Angebotsentwurf, statt nach zwei Tagen Liegezeit.
Der entscheidende Unterschied: Ein klassischer Suchindex findet nur, was wörtlich übereinstimmt. Bestellt ein Kunde „die kurzen INOX-Schrauben“ und der Artikel heißt bei Ihnen „Sechskantschraube A2 INOX 20 mm“, liefert die Volltextsuche nichts. Ein semantisches System versteht die Bedeutung, schlägt den passenden Artikel vor und gibt an, wie sicher der Treffer ist.
Self-hosted im Docker-Container auf deutschen bzw. europäischen Servern (Hetzner/IONOS), auf Wunsch in Ihrem eigenen Cloud-Konto. Artikelstämme, Kundenkonditionen und Preise bleiben bei Ihnen.
Standardfälle sind fertig vorbereitet, unsichere Zuordnungen landen in einer Prüfliste. Nichts wird blind gebucht — der letzte Klick liegt immer bei einem Menschen aus Ihrem Team.
Wir docken an SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Xentral oder Ihre gewachsene Lösung an. Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen — kein Vendor-Lock-in.
Wir arbeiten bewusst nicht mit jedem. Diese Punkte sollten weitgehend zutreffen, sonst lohnt sich der Aufwand für Sie nicht:
Technischer Großhandel, C-Teile-Handel und Fachgroßhandel
20 bis 250 Mitarbeitende, davon ein spürbarer Anteil im Innendienst
Ein etabliertes Warenwirtschafts- oder ERP-System mit Schnittstelle
Täglich mindestens rund 30 unstrukturierte Belege
Kunden, die Artikel in eigener Sprache statt per Artikelnummer bestellen
Trifft das bei Ihnen nur teilweise zu? Schreiben Sie uns trotzdem — wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Projekt lohnt.
KI im Großhandel übernimmt vor allem die Auftragserfassung: Bestellungen aus E-Mails, PDF-Stücklisten und Excel-Listen werden ausgelesen, dem richtigen Artikel im Warenwirtschaftssystem zugeordnet und als Auftragsentwurf bereitgestellt. Der Innendienst prüft und gibt frei, statt jede Position abzutippen. Das ist der Prozess, in dem im Großhandel am meisten Zeit gebunden ist — und damit der größte Hebel.
Über einen semantischen Abgleich gegen Ihren Artikelstamm statt über exakte Textsuche. Wenn ein Kunde „die kurzen INOX-Schrauben“ bestellt und der Artikel bei Ihnen „Sechskantschraube A2 INOX 20 mm“ heißt, findet ein Suchindex mit Volltextsuche nichts — ein semantisches System schlägt den passenden Artikel vor und zeigt an, wie sicher der Treffer ist. Unsichere Fälle gehen in eine Prüfliste, statt falsch gebucht zu werden.
Nein. Wir docken an das an, was Sie einsetzen — SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Xentral oder eine gewachsene Eigenlösung mit Schnittstelle. Es gibt keine Migration und keinen Systemwechsel, deshalb bleibt der Aufwand für Ihre IT gering und der Betrieb läuft während der Umsetzung normal weiter.
Als grobe Orientierung: ab etwa 30 unstrukturierten Belegen pro Tag wird der Hebel deutlich spürbar. Entscheidend ist aber nicht die reine Menge, sondern wie viel Zeit ein einzelner Beleg bindet — bei komplexen Stücklisten mit vielen Positionen lohnt es sich früher als bei simplen Einzelbestellungen. Im kostenlosen Prozess-Check rechnen wir das an Ihren echten Zahlen durch.
Nein, und das ist bewusst so gebaut. Das System erstellt ausschließlich Entwürfe; die Freigabe erfolgt durch einen Menschen aus Ihrem Team per Klick. Unsichere Zuordnungen landen in einer Prüfliste, jeder Schritt bleibt protokolliert und nachvollziehbar. Eine Falschbuchung im Großhandel kostet mehr, als die Automatisierung einspart — deshalb gibt es keine Blindbuchung.
Auf deutschen beziehungsweise europäischen Servern (Hetzner/IONOS), self-hosted im Docker-Container, auf Wunsch in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Artikelstämme, Kundenkonditionen und Preise werden nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und der Auftragsverarbeitungsvertrag werden vor Projektstart geklärt.
Der Erfahrungswert aus bisherigen Projekten liegt bei rund vier Wochen bis Go-Live. Der Zeitbedarf hängt vor allem an der Qualität Ihres Artikelstamms und an der Zahl der anzubindenden Systeme; den verbindlichen Zeitplan halten wir vor Projektstart schriftlich fest.
Es wird systematisiert statt verloren. Erfahrene Innendienstmitarbeiter wissen, was ein bestimmter Kunde mit einer ungenauen Bezeichnung meint — dieses Wissen steckt bislang in wenigen Köpfen. Im semantischen Abgleich wird es Teil des Systems und bleibt erhalten, auch wenn diese Kollegen in Rente gehen.
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Sie klicken sich durch vier Fragen zu Ihrem Alltag. Wir prüfen, wo Automatisierung oder KI sinnvoll entlasten kann, und melden uns persönlich mit einer klaren Einschätzung zurück.
Schnellster Weg
In 2 Minuten zu Ihrer Einschätzung
Kein langes Formular: Sie wählen per Klick aus, worum es geht — getippt werden nur noch Name, E-Mail und Telefonnummer.
Vier Fragen anklicken: Leistung, Entlastung, Unternehmensgröße, Branche
Name, E-Mail und Telefonnummer eintragen — mehr wird nicht getippt
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