Physiotherapie, Reha & Training

AC-Performance: Ein Voice Agent für alle Standorte – telefonisch rund um die Uhr erreichbar

AC-Performance bietet Physiotherapie, Rehabilitation und Training an mehreren Standorten im Saarland an. Ein Voice Agent nimmt heute jeden eingehenden Anruf an, wertet ihn aus und bereitet ihn so vor, dass die Anmeldung nur noch den Termin festlegt.

Wirkung im Betrieb

Rund 20 Stunden pro Woche weniger Arbeit an der Anmeldung – Telefonate und Nachbearbeitung zusammen, etwa eine halbe Stelle (Angabe des Kunden)
Rund 2.000 Telefon-Minuten pro Monat übernimmt der Voice Agent (Angabe des Kunden)
Keine verpassten Anrufe mehr: 24/7 erreichbar, an jedem Tag und auch bei mehreren parallelen Anrufen
Mehr Termine pro Tag möglich, weil die Anmeldung nur noch den Termin festlegt
Terminvergabe bewusst weiter in Menschenhand – kein Vertrauensverlust im Gesundheitsbereich

Ausgangslage

AC-Performance bietet Physiotherapie, Rehabilitation und Training an mehreren Standorten im Saarland an.

Der telefonische Empfang lief klassisch über die Anmeldung: Anrufe wurden nacheinander abgearbeitet. Gingen an mehreren Standorten gleichzeitig Anfragen ein, entstanden Wartezeiten, und außerhalb der Öffnungszeiten gingen Anrufe verloren. Die Telefonannahme band an jedem Standort einen großen Teil der Arbeitszeit, die eigentlich den Patientinnen und Patienten vor Ort gehören sollte.

Umsetzung

Ein Voice Agent übernimmt heute für alle Standorte jeden eingehenden Anruf und führt entlang eines strukturierten Leitfadens durch das Gespräch – genau die Fragen, die auch die Anmeldung vor Ort stellen würde.

Jedes Gespräch wird automatisch ausgewertet und so aufbereitet, dass die Anmeldung alle Informationen auf einen Blick hat und nur noch den Termin festlegt. Bewusst anders gelöst: Die eigentliche Terminvergabe bleibt beim Team vor Ort – der menschliche Kontakt soll gerade im Gesundheitsbereich nicht verloren gehen.

Make AI Easy hat zusätzlich die Abstimmung mit weiteren Partnern und Dienstleistern von AC-Performance übernommen. Der Kunde musste selbst nur Ideen einbringen – von der Konzeption bis zum Go-live vergingen 6 Wochen, mit Abstimmungsterminen im Zwei-Wochen-Rhythmus.

Ergebnis im Alltag

Statt einer Warteschlange laufen Anrufe jetzt 24/7 und parallel über alle Standorte. Kein Anruf geht mehr verloren, und die Praxis kann deutlich mehr Termine aufnehmen.

Der Voice Agent übernimmt rund 2.000 Telefon-Minuten pro Monat. Weil jedes Gespräch schon während des Telefonats strukturiert erfasst wird – Anliegen, Bedarf, Rückfragen –, entfällt auch ein Großteil der Nachbearbeitung. Nach Angabe von AC-Performance spart das zusammen rund 20 Stunden pro Woche an der Anmeldung, etwa eine halbe Stelle. Diese Zeit fließt in die persönliche Betreuung vor Ort – dort, wo Patientinnen und Patienten den Unterschied spüren.

Sowohl Mitarbeitende als auch Patientinnen und Patienten geben durchweg positives Feedback zur neuen Erreichbarkeit.

Sichtbarkeit: SEO und GEO

Parallel hat Make AI Easy die Website von AC-Performance für Google und für KI-Suchen wie ChatGPT und Perplexity optimiert (SEO und GEO), damit Menschen mit Beschwerden die Praxis dort finden, wo sie heute suchen.

Warum das für weiteres Wachstum zählt

Die Kundenkommunikation am Telefon ist einer der größten Zeitfresser im Praxisalltag. Weil genau dieser Eingang jetzt automatisiert läuft, wächst die Telefonannahme bei einem neuen Standort einfach mit. AC-Performance kann dadurch schneller skalieren: Am 1. November 2026 eröffnet der vierte Standort, und die Telefonannahme ist dafür bereits vorbereitet. Die Zusammenarbeit läuft als langfristige Partnerschaft weiter.