Physiotherapie, Reha & Training
AC-Performance: Ein Voice Agent für 4 Standorte – telefonisch rund um die Uhr erreichbar
AC-Performance ist die führende Adresse für Physiotherapie, Rehabilitation und Training im Saarland. Ein Voice Agent übernimmt heute die telefonische Erstannahme für alle Standorte – die Terminvergabe bleibt bewusst in Menschenhand.
Wirkung im Betrieb
- Bis zu 2.000 eingesparte Telefon-Minuten pro Monat – mit steigender Tendenz
- 24/7-Erreichbarkeit über alle 4 Standorte hinweg, auch bei mehreren parallelen Anrufen
- Terminvergabe bewusst weiter in Menschenhand – kein Vertrauensverlust im Gesundheitsbereich
Ausgangslage
AC-Performance ist mit Standorten in Saarbrücken, Spiesen und Bliesransbach (ein weiterer folgt in Lebach) die Nummer 1 für Physiotherapie, Rehabilitation und Training im Saarland – bei Modernität ebenso wie bei Kundenbewertungen.
Der telefonische Empfang lief jedoch klassisch über die Rezeption: Anrufe wurden nacheinander abgearbeitet. Gingen an mehreren Standorten gleichzeitig Anfragen ein, entstanden Wartezeiten und verpasste Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten.
Umsetzung
Ein Voice Agent übernimmt heute für alle Standorte jeden eingehenden Anruf und führt entlang eines strukturierten Leitfadens durch das Gespräch – genau die Fragen, die auch die Rezeption vor Ort stellen würde.
Nach jedem Gespräch gehen die erfassten Daten automatisch per E-Mail direkt an AC-Performance. Bewusst anders gelöst: Die eigentliche Terminvergabe bleibt beim Team vor Ort – der menschliche Kontakt soll gerade im Gesundheitsbereich nicht verloren gehen.
Make AI Easy hat zusätzlich die Abstimmung mit weiteren Partnern und Dienstleistern von AC-Performance übernommen. Der Kunde musste selbst nur Ideen einbringen – von der Konzeption bis zum Go-live vergingen 6 Wochen, mit Abstimmungsterminen im Zwei-Wochen-Rhythmus.
Ergebnis im Alltag
Seit rund 2 Monaten live: Statt einer sequenziellen Warteschlange laufen Anrufe jetzt 24/7 und auch parallel über mehrere Standorte hinweg. Aktuell werden bis zu 2.000 Telefon-Minuten pro Monat eingespart – Tendenz steigend.
Sowohl Mitarbeitende als auch Patientinnen und Patienten geben durchweg positives Feedback zur neuen Erreichbarkeit.
Ein Blick in den Workflow
Ein Ausschnitt aus dem produktiven n8n-Workflow: Vom eingehenden Anruf über die Gesprächsauswertung bis zur automatischen E-Mail an AC-Performance – inklusive Rückruf-Task, falls gewünscht.
Ähnliches Vorhaben?
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